Payroll Workflows

Payroll Workflows: Salarisverwerking automatiseren

Je vindt de workflow-instellingen op bedrijfsniveau, onder de tab Instellingen. Naast de payroll workflows zijn er ook HR-workflows voor het automatiseren van HR-processen.

Er zijn drie standaard workflows die je kunt gebruiken:

1. Standaard Workflow

   • Doel: Geschikt voor bedrijven die acties handmatig willen plannen en uitvoeren.

   • Proces:

     • Je voert de salarisrun handmatig uit.

     • Acties zoals het zichtbaar maken van de documentviewer en medewerkerslogin, en het verzenden van signalen, worden gepland.

     • Loonaangiftes en pensioenaangiftes worden handmatig aangemaakt en verzonden.

2. Standaard met Run Aanvraag

   • Doel: Ideaal voor bedrijven waar de klant de salarisrun aanvraagt en de salarisverwerker/accountant de verwerking doet.

   • Proces:

     • Een herinnering voor mutaties wordt per mail naar de klant gestuurd.

     • De klant vraagt de run aan.

     • De salarisverwerker verwerkt de run en controleert de output.

     • Het zichtbaar maken van documenten en het vergrendelen van de run gebeurt automatisch.

     • De aangiftes worden handmatig verwerkt en verzonden.

3. Standaard Automatisch

   • Doel: Voor bedrijven die zoveel mogelijk willen automatiseren, behalve het handmatig verzenden van aangiftes.

   • Proces:

     • Herinneringen voor mutaties worden automatisch verzonden.

     • De salarisrun wordt automatisch verwerkt.

     • Documenten worden automatisch zichtbaar gemaakt en de salarisrun wordt automatisch vergrendeld.

     • Het aanmaken van de loon- en pensioenaangifte gebeurt automatisch, maar het verzenden blijft een handmatige stap.

Overzicht van Alle Mogelijke Acties

De volgende acties kunnen in een workflow worden opgenomen. Deze kunnen niet door gebruikers worden toegevoegd, maar wel in de workflow-instellingen geactiveerd of gedeactiveerd worden.

1. Salarismutaties

• Salarismutaties ingevoerd: Overzicht van alle ingevoerde mutaties.

• Salarismutaties controleren: Een controle stap vóór de verwerking.

• Salarisrun aanvragen: Vraagt de salarisverwerking aan.

2. Run-acties

• Herinnering voor maandelijkse wijzigingen: Herinnert de klant om mutaties in te voeren.

• Salarisrun verwerken: Voert de salarisrun uit.

• Salarisoutput controleren: Controleert de verwerkte gegevens.

• Zichtbaar maken documentviewer: Maakt salarisdocumenten zichtbaar.

• Zichtbaar maken medewerkerlogin: Maakt loonstroken zichtbaar voor medewerkers.

• Journaalposten verzenden: Verstuurt de posten naar het boekhoudsysteem.

• Salarisrun vergrendelen: Vergrendelt de run om verdere wijzigingen te voorkomen.

3. Loonaangifte-acties

• Loonaangifte aanmaken: Genereert de aangifte.

• Loonaangifte controleren: Controleert de aangemaakte aangifte.

• Loonaangifte verzenden: Verstuurt de aangifte naar de Belastingdienst.

4. Pensioen-export/aangifte-acties

• Pensioenaangifte aanmaken: Genereert de pensioenaangifte.

• Pensioenaangifte controleren: Controleert de aangemaakte aangifte.

• Pensioenaangifte verzenden: Verstuurt de aangifte naar de pensioenuitvoerder.

Probleemoplossing: Waarom mis ik een vinkje of envelopje?

Als een optie, zoals het zichtbaar maken van de medewerkerlogin, niet aanklikbaar is, dan staat deze actie uit in de payroll workflow instellingen. Hetzelfde geldt voor het aanmaken of verzenden van exports, zoals loon- of pensioenaangiftes. Controleer in dat geval altijd de workflow-instellingen om te zien of de desbetreffende actie geactiveerd is.