Mutaties invoeren - Reiskostenregeling
Bijna elk bedrijf hanteert een eigen reiskostenregeling. Met Cash Payroll kun je verschillende soorten reiskostenvergoedingen flexibel verwerken, zowel automatisch via berekende afstanden als handmatig via looncomponenten.
Reiskosten instellen op Medewerkersniveau
Wanneer je in het dashlet van een medewerker in het zoekvenster zoek op Reisko dan wordt er gezocht naar dit onderwerp. Klik vervolgens op Reiskostenvergoeding om de juiste locatie in de medewerkergegevens te openen. Hier kun je direct via de knop Bewerken de reiskosteninstellingen activeren.
Handmatige/Vaste Vergoedingen (Looncomponenten)
Indien je een vaste (onbelaste) reiskostenvergoeding wilt uitkeren, of op basis van gewerkte dagen, kun je dit instellen via looncomponenten:
-
Vaste Vergoeding (Onbelast): Voeg een Vaste looncomponent toe via de tegel Looncomponent (ook te vinden onder Dienstverband). Gebruik bijvoorbeeld looncode 5130 Reiskostenvergoeding (onbelast) en vul een vast bedrag in (bijv. €150).
-
Vergoeding per Dag: Je kunt een reiskostenvergoeding ook toevoegen per dag. De vergoeding wordt dan automatisch berekend op basis van de gewerkte dagen.
Vergoeding boven de fiscale grens
Als de vergoeding hoger is dan het fiscaal onbelaste tarief (bijv. €0,21 per kilometer):
-
LC 3300 (Belast/Onbelast Split): Gebruik looncomponent 3300 om eenmalig de kilometers en de totale vergoeding in te voeren. Cash Payroll splitst dit bedrag automatisch op de loonstrook uit in een belast en een onbelast deel.
-
LC 3400 (WKR): Wil je het belaste deel graag opnemen in de Werkkostenregeling (WKR)? Gebruik dan looncomponent 3400. Deze zie je ook weer gesplitst op de loonstrook.
De Reiskostenregeling op Bedrijfsniveau (Berekende Kilometers)
Wanneer je gebruikmaakt van een reiskostenregeling op basis van een aantal kilometers, geef je dit aan op bedrijfsniveau in het dashlet Reiskostenregeling. Klik op Bewerken en kies één van de methodes:
| Methode | Naam | Berekening |
| 1 | Staffel kilometer vergoeding | Berekent de kilometers (woon-werk) en geeft een vergoeding op basis van een zelf in te vullen staffel. |
| 2 | Op basis van berekende kilometer | Berekent de kilometers (woon-werk) en past een vaste kilometervergoeding toe. Optioneel kun je een kilometerdrempel en maximum bedrag instellen. |
| 3 | Alleen fiscale ruimte | Berekent alleen de fiscale onbelaste ruimte. |
Automatisch herberekenen
Bij alle opties dien je aan te geven of je de reisafstand wel of niet automatisch wilt herberekenen. Hiermee geef je aan of bij een wijziging van de woon-werk afstand (bijvoorbeeld door een verhuizing van de medewerker of het bedrijf) de reiskosten automatisch moeten worden herleid op basis van de nieuwe kilometer afstand.
Meest gestelde Vraag
Vraag: Een werkgever wil een reiskostenvergoeding van €0,21 per kilometer aan de werknemers vergoeden. Welke methode kan hiervoor het beste gebruikt worden?
Antwoord: Wanneer je op basis van berekende kilometers je reiskostenvergoeding wilt berekenen, kun je hiervoor het beste de reiskostenregeling op bedrijfsniveau gebruiken met Methode 2 (Op basis van berekende kilometer). Dan worden de kilometers automatisch berekend (ook als de medewerker verhuist), wat eenvoudiger werkt dan handmatige invoer.