Je kunt de gewenste methode instellen op bedrijfsniveau onder de WKR-instellingen.
1. Methoden op basis van werkelijk fiscaal loon
Bij deze methoden rekent het systeem met de daadwerkelijke loongegevens uit de runs.
-
Afrekenen januari volgend jaar (Default bij jaarovergang) Er vindt gedurende het jaar geen tussentijdse afrekening plaats. De werkkosten worden het hele jaar opgebouwd en de totale eindafrekening wordt automatisch meegenomen in de loonaangifte van januari van het volgende jaar.
-
Betaal per periode op basis van werkelijk fiscaal loon Het systeem kijkt periodiek naar het werkelijke fiscale loon. Werkkosten die boven de op dat moment beschikbare vrije ruimte uitkomen, worden direct meegenomen in de loonaangifte van die periode.
-
Opmerking: Er vindt nog een eindafrekening plaats in januari als er in die maand handmatig extra werkkosten over het vorige jaar (bijv. uit de financiële administratie) worden ingevoerd.
-
2. Methoden op basis van geschat fiscaal loon
Bij deze methoden geef je zelf een verwacht fiscaal jaarloon op. Dit is handig als het loon gedurende het jaar sterk fluctueert.
-
Betaal als geschatte vrije ruimte per jaar overschreden wordt, afrekenen januari volgend jaar Op basis van het ingegeven fiscale loon in de eerste periode wordt het jaarbedrag bepaald. Zodra de vrije ruimte van dit geschatte jaarloon wordt overschreden, wordt de eindheffing in de loonaangifte opgenomen. De definitieve afrekening volgt in januari.
-
Periodiek betalen op basis van geschatte vrije ruimte Je geeft een verwacht fiscaal jaarloon op. Op basis hiervan worden werkkosten boven de vrije ruimte per periode direct in de loonaangifte verwerkt. Ook hier volgt een eventuele eindafrekening in januari.
-
Weergeven van geschatte te betalen eindheffing per periode, afrekenen januari volgend jaar Er vindt het hele jaar geen feitelijke afrekening plaats (geen betaling via de aangifte). De functie van het geschatte fiscale loon is hier uitsluitend om op het WKR-overzicht een schatting te tonen van de te verwachten eindheffing. De daadwerkelijke totale afrekening vindt plaats in januari van het volgend jaar.
Welke methode moet ik kiezen?
De meeste bedrijven kiezen voor de eerste methode (Afrekenen januari volgend jaar). Dit is de meest eenvoudige methode omdat de Belastingdienst toestaat de WKR over een heel kalenderjaar pas in het eerste tijdvak van het volgende jaar af te rekenen.
Om gebruik te maken van de methoden op basis van het geschatte fiscale loon, moet je dit bedrag op de juiste plek invoeren. In CashPayroll ( doe je dit op bedrijfsniveau).
Hieronder staan de stappen om het geschat fiscaal loon handmatig vast te leggen:
🛠️ Stappenplan: Geschat fiscaal loon invoeren
-
Navigeer naar het Bedrijf: Ga in de Explorer naar het betreffende bedrijf waarvoor je de WKR-instellingen wilt aanpassen.
-
Open de Bedrijfsinstellingen: Klik op het tabblad Instellingen en zoek naar het dashlet WKR / Werkkostenregeling.
-
Kies de Methode: Klik op het potloodje (bewerken) en selecteer een van de drie methoden waarbij gewerkt wordt met een geschat fiscaal loon.
-
Voer het bedrag in: Zodra je een methode met geschat loon kiest, verschijnt er een veld genaamd "Geschat fiscaal loon".
-
Voer hier het totale verwachte fiscale jaarloon van het gehele bedrijf in.
-
Tip: Je kunt hiervoor vaak de loonsom van het voorgaande jaar als basis gebruiken, gecorrigeerd voor eventuele personeelswijzigingen of salarisverhogingen.
-
-
Opslaan: Klik op Opslaan.
💡 Belangrijke aandachtspunten
-
Periodieke controle: Omdat dit een handmatige schatting is, is het verstandig om halverwege het jaar te controleren of de schatting nog in de buurt komt van de werkelijkheid. Je kunt het bedrag gedurende het jaar op elk moment aanpassen.
-
WKR Overzicht: Nadat je het geschatte loon hebt ingevoerd, zal het salarisdocument "Overzicht werkkostenregeling" direct de berekening tonen op basis van dit nieuwe bedrag.
-
Afrekening in Januari: Ongeacht welk geschat loon je invoert, CashPayroll zal bij de uiteindelijke afrekening in januari (methode 1) altijd kijken naar het werkelijke fiscale loon over het hele jaar om de definitieve vrije ruimte te bepalen.
📅 Jaarovergang tip
Zoals eerder beschreven in het artikel over de jaarovergang, kun je bij het draaien van de wizard ervoor kiezen om het fiscaal loon van 2025 automatisch te kopiëren naar het geschat fiscaal loon voor 2026. Dit bespaart je handmatig typewerk!