Overstappen van Microloon naar Cash Payroll: kosten, valkuilen en het stappenplan
Werk je met Microloon of Cash Lonen? Microloon is beschikbaar tot en met 31 december 2026. Daarna kun je alleen nog verder met Cash Payroll. Zie je op tegen de gedwongen overstap? In dit artikel laten we je zien hoe de overstap werkt, zodat jouw loonadministratie zonder stress doorloopt. We bespreken hoe de automatische conversietool jouw data veilig overzet zonder handmatig typewerk, waarom gratis schaduwdraaien fouten in pensioenfondsen voorkomt en op welke ondersteuning je vanuit ons kunt rekenen.
In het kort
- Microloon en Cash Lonen stopt: Microloon werkt tot en met 31 december 2026; daarna ga je verder met Cash Payroll.
- Stap op tijd over: richting de deadline verwachten we veel aanvragen tegelijk. Begin vroeg, dan is er genoeg ruimte voor planning, schaduwdraaien en begeleiding, en voorkom je stress of vertraging.
- Je hoeft je loonadministratie niet opnieuw in te voeren: je data wordt met een conversietool automatisch gemigreerd.
- Je kunt eerst gratis schaduwdraaien in een proefomgeving, zonder dubbele licentiekosten, tot alles klopt.
- Een consultant begeleidt de migratie (migratievoorstel, training, livegang); plan een migratie-intake voor planning, impact en kosten
Waarom stopt Microloon?
We snappen dat je niet zit te wachten op een verplichte software-overstap. Microloon heeft lang goed gewerkt, maar de wereld verandert.
Een lokaal programma op één vaste computer is kwetsbaar. Denk aan strengere AVG-regels voor het beveiligen van loongegevens van jouw klanten. Ook zijn handmatige back-ups een risico: het kan misgaan of je kunt data kwijt raken.
Je hebt software nodig die automatisch bijblijft met cao-wijzigingen en belastingregels. Dan hoef je niet elk jaar zelf updates te installeren. Cash Payroll is de online opvolger in de cloud. Je kunt daardoor overal werken en het systeem zet processen zoals de loonaangifte automatisch klaar.
Microloon is beschikbaar tot en met 31 december 2026. Daarna kun je uitsluitend nog verder met Cash Payroll. Wacht niet tot het laatste moment: rond de deadline verwachten we veel aanvragen tegelijk. Hoe eerder je begint, hoe meer aandacht en tijd er voor jou is.
Wat betekent dit voor jou?
Microloon blijft beschikbaar tot en met 31 december 2026. Tot die datum voeren we ook nog cao- en pensioenaanpassingen door. Gebruik je Cash Lonen? Dan heb je toegang tot je gegevens tot en met 30 juni 2027. Na die datum kun je er niet meer in.
De belangrijkste zorg van veel kantoren is het historische archief. Wees gerust: al je oude loonstroken, jaaropgaven en klantgegevens blijven bewaard en kun je eenvoudig exporteren. Je raakt dus niets kwijt voor de Belastingdienst.
Om de overstap zo soepel mogelijk te maken, zetten we jouw data met een conversietool veilig over naar Cash Payroll. Wanneer je tijdig overstapt, heb je daarna nog de tijd om rustig te oefenen in een gratis proefomgeving.
Je test het systeem dus eerst uitgebreid met jouw eigen administraties, zonder dat je dubbele licentiekosten betaalt. Pas wanneer je definitief live gaat, start de facturatie.
Wat is Cash Payroll en hoe anders is het dan Microloon?
Microloon is gebouwd op oudere technologie en werkt veel handmatiger: jij voert in, jij controleert en jij verstuurt. Cash Payroll is een cloudapplicatie. Je stelt het eenmalig goed in en het systeem ondersteunt daarna veel stappen automatisch.
Wat dat in de praktijk betekent: de loonaangifte gaat automatisch naar de Belastingdienst. De pensioenaangifte gaat automatisch naar het pensioenfonds. Cao-verhogingen worden automatisch doorgevoerd op het juiste moment. En een ingebouwde controletool checkt je salarisrun voordat je uitbetaalt. Klopt er iets niet, dan krijg je meteen een melding.
De inrichting van pensioenfondsen en specifieke cao-regelingen (zoals in de bouw) kan bij een overstap ingewikkeld zijn. Dat vraagt in het begin om een nauwkeurige controle. Maar staat het eenmaal goed? Dan hoef je daarna geen handmatige back-ups meer te maken en werk je veilig via internet.
Wat verandert er voor jou als werkgever?
Je wilt weten of je dagelijkse werk straks gewoon doorloopt. De basis blijft hetzelfde: jij (of je klant) bepaalt de uren en de salarisadministratie kost je geen extra personeel.
Wat wel verandert, is de efficiëntie: uren registreer je voortaan digitaal, loonaangiften gaan automatisch en medewerkers ontvangen hun loonstrook via een app.
Ook verlofregistratie wordt een stuk eenvoudiger. Medewerkers vragen vakantie of bijzonder verlof digitaal aan. Een manager kan de aanvraag direct goed- of afkeuren. Jij ziet in één oogopslag wie wanneer weg is en hoeveel verlof er nog openstaat.
Wat verandert er voor jou als accountant?
Als accountant kun je jouw klanten toegang geven tot hun eigen online omgeving. Zij voeren zelf de uren in en halen hun documenten op, terwijl jij de controle houdt. Dit scheelt je enorm veel mailverkeer.
En over de uitleg aan je klanten hoef jij je geen zorgen te maken: wij leveren de handleidingen en video's aan waarmee je hen zo hebt opgestart.
Wat verandert er voor je medewerkers?
De medewerkers worden nog steeds op tijd betaald. Wat wel verandert, is hoe zij hun gegevens inzien: dat gaat voortaan via een handige app.
Via deze app hebben medewerkers altijd en overal toegang tot hun digitale loonstroken en jaaropgaven. Dit is ideaal wanneer ze snel een bewijs van inkomen nodig hebben, bijvoorbeeld voor een huurwoning of hypotheek.
Ook kunnen ze via de app zelf verlof aanvragen en zien hoeveel vakantiedagen er nog over zijn. Handig is dat medewerkers meteen kunnen checken of collega’s al vrij zijn. Ook een adreswijziging doorgeven kan in dezelfde omgeving. Dit scheelt de werkgever én jou als accountant een hoop administratief tussenwerk.
Hoe verloopt de overstap?
De vraag die bijna iedereen als eerste stelt: moet ik alles opnieuw invoeren? Nee. Met een speciale conversietool zetten we jouw gegevens veilig over van Microloon naar Cash Payroll. Denk aan medewerkers, salarishistorie en lopende contracten. Je hoeft dus niets handmatig over te typen.
Vooraf krijg je een helder migratievoorstel: wat we overzetten, wat je kunt verwachten en welke planning daarbij past.
De overstap bestaat uit vier stappen:
- Gegevens overzetten Onze consultant zet je data over. Voor de migratie gebruiken we een speciale conversietool. Die haalt je bestaande data veilig uit Microloon en zet die direct op de juiste plek in Cash Payroll.
Samen lopen we de inrichting door. We kijken hierbij extra kritisch naar de koppelingen met pensioenfondsen en ingewikkelde cao-regelingen, omdat we weten dat dit in de praktijk de grootste bottlenecks zijn. - Training Jij en je collega’s krijgen een gerichte training. Cash Payroll werkt nu eenmaal anders dan Microloon. Een goede uitleg vooraf voorkomt een hoop zoekwerk achteraf.
- Oefenen (gratis) Je krijgt toegang tot een gratis, volledig ingerichte proefomgeving. Hierin draai je mee alsof je al live bent, maar er wordt nog niets naar de Belastingdienst of medewerkers gestuurd.
Dit 'schaduwdraaien' herhaal je totdat de proefberekeningen precies kloppen met je oude systeem. Je betaalt in deze periode geen dubbele licentiekosten. - Livegang Pas als jij 100% zeker weet dat alle gegevens kloppen, zetten we de proefomgeving om naar live. Vanaf dat moment verstuur je de loonstroken en aangiftes digitaal en start de facturatie.
Hoe lang duurt de overstap naar Cash Payroll?
De doorlooptijd hangt af van jouw situatie:
- Stap je over als werkgever voor je eigen bedrijf? Dan is de overstap overzichtelijk. Omdat je maar één loonadministratie hoeft over te zetten, ben je vaak al binnen een week volledig klaar en live.
- Ben je een administratie- of accountantskantoor? Een kantoor met een paar loonruns is ook vaak binnen een week over. Heb je tientallen klanten en complexe cao’s? Reken dan op een realistische doorlooptijd van twee tot vier weken.
Onze consultant maakt vooraf een strakke planning die past bij jouw situatie. Hierdoor weet je exact waar je aan toe bent en loopt er geen enkele loonstrook vertraging op.
Essential of Advanced: wat heb je nodig?
Je kiest zelf welk pakket bij jouw bedrijf of kantoor past. Je betaalt dus nooit voor functies die je niet gebruikt.
- Essential: Dit pakket bevat de volledige salarisadministratie, de app voor medewerkers en een eenvoudige registratie van verlof en ziekte. Perfect voor de basis.
- Advanced: Dit biedt alles uit Essential, plus uitgebreide HR-functies zoals automatische stappen bij in- en uitdiensttreding.
Ben je een administratie- of accountantskantoor?
Dan werk je met één speciale versie. Jij bepaalt per klant de mate van samenwerking via de portalen. Laat je de klant zelf uren invoeren, of houd je alles traditioneel in eigen hand? Jij behoudt altijd de eindcontrole over de salarisrun.
Bereid je op tijd voor
Je weet nu precies wat je kunt verwachten van de overstap naar Cash Payroll. Hoewel een gedwongen software-overstap altijd spanning met zich meebrengt, vooral door ingewikkelde cao's of de angst om historische data kwijt te raken, zorgt de automatische conversietool en de mogelijkheid tot gratis schaduwdraaien ervoor dat jouw administratie veilig blijft draaien.
De logische volgende stap is om niet te wachten tot de drukke deadline eind 2026, maar nu alvast je datamigratie in te plannen. Onze consultants hebben jarenlange ervaring met het begeleiden van dit soort conversies voor zowel individuele bedrijven als accountantskantoren.
Laat je loonadministratie niet stilvallen.
Voorkom administratieve stress rond de deadline en plan direct jouw gratis, online migratie-consult om de mogelijkheden en planning te bespreken.