Overslaan naar inhoud
Nederlands
Meer over Cash
  • Er zijn geen suggesties want het zoekveld is leeg.

Verlof Importeren

Met de importfunctie voor verlof in CashPayroll kun je in bulk verlofuren of verlofdagen verwerken voor meerdere medewerkers. Dit is efficiënt voor het verwerken van grote hoeveelheden aanvragen of voor het corrigeren van saldi.

Belangrijke Aandachtspunten

Voordat je begint met de import, zijn er enkele cruciale punten die je moet weten:

  • Test in de Sandbox: Een import of update kan niet ongedaan worden gemaakt. Test je importbestand daarom altijd eerst in de Sandbox-omgeving om ongewenste overschrijvingen in je live administratie te voorkomen.

  • Historische Perioden: Het is mogelijk om verlofgegevens in zowel de huidige als eerdere perioden te importeren of te updaten (functionaliteit sinds 13-10-2021).

  • Bestandsvereisten:

    • Alleen platte tekst is toegestaan; formules en macro's worden niet ondersteund.

    • De beveiliging van de template in Excel kan worden opgeheven, maar dit is op eigen risico.

  • Overschrijven van Gegevens: De gegevens in je importbestand overschrijven altijd bestaande gegevens.

    • Verwijder velden in het bestand die je niet wilt aanpassen om te voorkomen dat bestaande correcte gegevens per ongeluk op nul worden gezet.

    • Het verbergen van velden in Excel heeft geen effect; alle kolommen in het bestand worden verwerkt.

  • Bestandsgrootte: Voor optimale werking houd je het bestand beperkt tot 500-1000 rijen per import. Splits grotere bestanden op.

  • Lege Cellen: Gegevens na een lege rij én kolom worden genegeerd. Controleer je bestand zorgvuldig voordat je importeert.

Stapsgewijze Instructies: Verlof Importeren

1. Voorbereiding van het Bestand

  1. Download een template via het Import/Export-dashlet op bedrijfsniveau in CashPayroll.

  2. Vul alleen de tab Verlof in. Dit is het enige tabblad dat door het systeem wordt geïmporteerd.

  3. Raadpleeg de documentatie over de Verlofcomponenten voor details over de vereiste velden, zoals het type verlof en de eenheid (dagen of uren).

2. Verlof Exporteren (Optioneel)

Dit is handig als je een overzicht wilt hebben van bestaande verlofgegevens voordat je gaat importeren.

  1. Ga naar het Bedrijfsniveau in CashPayroll.

  2. Open het Import/Export-dashlet en selecteer Verlof.

  3. Klik op Export om bestaande verlofgegevens te downloaden.

3. Verlof Importeren

  1. Ga naar het Import/Export-dashlet op bedrijfsniveau.

  2. Zorg dat de Batch Operatie op Verlof staat.

  3. Klik op Import om de nieuwe verlofaanvragen te importeren.

  4. Selecteer het voorbereide bestand en klik op Upload.

  5. Klik op Import om de gegevens te verwerken.

4. Controleer het Resultaat

  1. Na een succesvolle import ontvang je een bevestigingsmelding.

  2. Controleer steekproefsgewijs: de ingevoerde verlofaanvragen zijn nu zichtbaar in het dashlet Verlof bij de medewerkers.

Essentiële velden voor Verlof Import

Deze velden zijn noodzakelijk om de verlofmutatie te kunnen koppelen aan de juiste medewerker, verlofsoort en periode.

Veldnaam (Engels) Veldnaam (Nederlands) Omschrijving Vereist?
EmployeeId Personeelsnummer Het unieke personeelsnummer van de medewerker in CashPayroll. Ja
Date Datum De datum waarop het verlof wordt opgenomen of gecorrigeerd. Gebruik het formaat YYYY-MM-DD. Ja
LeaveTypeId Verlofsoort ID Het unieke ID-nummer van de verlofsoort (bijvoorbeeld 'Wettelijk Verlof'). Dit ID vind je in de verlofinstellingen op bedrijfsniveau. Ja
Amount Aantal Het aantal uren of dagen dat moet worden gecorrigeerd/opgenomen. Ja
IsDeductible Verrekenen Geef aan of het verlof van het saldo moet worden afgetrokken. Meestal 'True' (waar/Ja) voor opname, 'False' (onwaar/Nee) voor opbouw/correctie. Ja
Description Omschrijving Een korte omschrijving van de mutatie (bijvoorbeeld 'Correctie Jaarovergang'). Nee
RunPeriod Periode De periode waarin de mutatie moet landen (bijv. YYYYMM, zoals 202501). Ja

LET OP!

  • Verlofsoort ID: Controleer altijd in de CashPayroll bedrijfsinstellingen de exacte ID's die bij jouw verlofsoorten horen, zodat je de juiste code in het importbestand gebruikt.

  • Aantal: Gebruik een positief getal voor zowel opname als correctie. De kolom IsDeductible bepaalt of het van het saldo wordt afgetrokken (True) of erbij wordt opgeteld (False).