Overslaan naar inhoud
Nederlands
Meer over Cash
  • Er zijn geen suggesties want het zoekveld is leeg.

SEPA in Cash Payroll

Het SEPA-bestand wordt automatisch gegenereerd na het draaien van een run in Cash Payroll. Dit bestand is beschikbaar bij de salarisdocumenten en kun je downloaden in PDF- en XML-formaat. Het XML-bestand gebruik je voor het importeren bij jouw bank.

  • Niet beschikbaar: SEPA-bestanden kunnen niet als CGI-formaat worden gedownload.
  • Niet beschikbaar: Wij ondersteunen geen Hash-code bij SEPA.
  • Nieuwe/Andere versie SEPA-bestand: We zijn op de hoogte van de nieuwe SEPA-versie die de huidige SEPA-versie zal vervangen en zullen deze tijdig implementeren, ruim voordat de ondersteuning voor de huidige versie vervalt. Op dit moment is de nieuwe versie nog niet beschikbaar.
Betaaldatum aanpassen
  • Open het SEPA-bestand.
  • Pas de betaaldatum aan.
  • Klik op Download SEPA.

Het SEPA-bestand zal de betaaldatum onthouden wanneer je deze inleest in de bank. De aangepaste betaaldatum wordt niet opgeslagen in Cash Payroll. Bij het opnieuw openen van het bestand in het systeem wordt de huidige datum weer weergegeven.

Beschrijving van betalingen

  • Standaardomschrijving: Betalingen krijgen standaard de omschrijving "Salaris [Maand Jaar]". Pas je de tekst bij de 'Run Omschrijving' aan? Dan wordt deze tekst verwerkt in de SEPA-bestanden en is deze zichtbaar bij de betalingen van alle werknemers.
  • Specifieke omschrijving per rekening: Vul je een omschrijving in bij de standaardbankrekening van de medewerker? Dan wordt deze meegegeven als Omschrijving (<Ustrd>) in het SEPA-bestand voor de betaling die naar die rekening overgemaakt zal worden. Dit geldt eveneens voor de overige bankrekeningen (rekening 1, 2, 3, etc.).
SEPA-deelnemende landen

SEPA omvat de EU-landen plus enkele andere landen, zoals Noorwegen en Zwitserland. Betalingen naar niet-IBAN-landen zijn alleen handmatig mogelijk via telebankieren.

  • Lijst van SEPA-landen: België, Bulgarije, Cyprus, Denemarken, Duitsland, Estland, Finland, Frankrijk, Griekenland, Hongarije, Ierland, IJsland, Italië, Kroatië, Letland, Liechtenstein, Litouwen, Luxemburg, Malta, Monaco, Nederland, Noorwegen, Oostenrijk, Polen, Portugal, Roemenië, San Marino, Slovenië, Slowakije, Spanje, Tsjechië, Verenigd Koninkrijk, Zweden en Zwitserland.
SEPA-bestand splitsen

Standaard is het SEPA-bestand een batchbestand waarin alle betalingen gecombineerd zijn. Wil je dit uitschakelen?

  • Ga naar de salarisdocumenteninstellingen op bedrijfsniveau.
  • Pas de instelling aan naar wens.

Deze wijziging heeft geen invloed op SEPA-bestanden voor de loonaangifte. Die worden nooit als batchbestand gegenereerd.

Sender ID

Sommige banken, zoals Bank of America, vereisen een Sender ID. Deze stel je eenvoudig in via het rekeningnummer op bedrijfsniveau.

Foutmeldingen in SEPA-bestanden
  • Controleer foutmeldingen aan de hand van de documentatie van jouw bank.
  • Voor sommige banken is een BIC-code naast het IBAN-nummer verplicht. Neem contact op met jouw bank voor de exacte details.
  • Deutsche Bank: Deutsche Bank accepteert het XML-formaat dat in de rest van Europa wordt gebruikt (nog) niet. Via een handmatige aanpassing kun je het XML-bestand alsnog inlezen bij de bank. Als je het XML-bestand opent in Kladblok/Notepad kun je de vereiste aanpassing doorvoeren.
Netto betalingen per run

Correcties in eerdere periodes worden verrekend in de laatste periode van de run. Het totaalbedrag bepaalt of het een uitbetaling (via de bank) of een inhouding (via kas) betreft.

Tot en met eerdere kalenderjaren waren er uitzonderingen waarbij correcties niet automatisch werden verwerkt in SEPA-bestanden:

  • Salaris via kas met nabetaling via IBAN: Wanneer een eerdere betaling via kas is verricht (zoals vermeld onderaan de loonstrook) en je achteraf een IBAN-nummer toevoegt aan deze reeds verwerkte loonperiode waarbij ook een nabetaling plaatsvindt, gebeurt het volgende:
    • Het eerder via kas betaalde bedrag wordt automatisch tegengeboekt.
    • De volledige nieuwe betaling (inclusief nabetaling) wordt via het SEPA-bestand verwerkt.
    • Oplossing indien ongewenst: Indien deze automatische omzetting niet wenselijk is, kun je ervoor kiezen om het IBAN-nummer pas toe te voegen vanaf de eerstvolgende nog niet uitbetaalde periode. In dat geval worden de nabetalingen, net als de oorspronkelijke betaling, via kas uitbetaald.
  • Negatieve loonstrook: Er is een negatieve loonstrook (de betaling aan de medewerker is in dit geval een inhouding) in de huidige periode. Dit zou kunnen gebeuren bij een eindafrekening, of wanneer er een voorschot is uitbetaald dat daadwerkelijk hoger is dan de (netto) verloning in de betreffende periode. In dit geval wordt het (negatieve) bedrag op "kas" geboekt en niet verrekend met een positieve betaling van een verloning in dezelfde run.
    • Oplossing: Voer deze betalingen (negatief) in de eerstvolgende periode in op een onbelaste looncode.

Bij beide situaties wordt dit bedrag in de betaallijst (onder salarisdocumenten) weergegeven onder het kopje "Kas".

Betalingen uitsluiten van SEPA

Het is in het systeem niet mogelijk om specifieke betalingen direct uit te sluiten van het SEPA-bestand. Wil je een betaling toch uitsluiten? Doorloop dan de volgende stappen:

  • Draai de run terug.
  • Verwijder het bankrekeningnummer bij de betreffende medewerker(s).
  • Draai de run opnieuw.