Privacyverklaring

1. Inleiding

De Privacyverklaring helpt u te begrijpen welke persoonlijke gegevens Visma Cash verzamelt en waarom we deze verzamelen, en hoe we uw persoonlijke gegevens verwerken, beschermen, opslaan, exporteren en verwijderen.

Persoonsgegevens zijn alle gegevens met betrekking tot een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, zoals een e-mailadres, adres, telefoonnummer, enz.

2. Neem contact met ons op

Wij kunnen de volgende informatie verwerken:

Als u opmerkingen of vragen heeft over onze Privacyverklaring, of als u zich zorgen maakt over de privacy, inclusief met betrekking tot een mogelijke inbreuk op uw privacy, neem dan contact met ons op door een e-mail te sturen naar privacy@cash.nl of door gebruik te maken van dit formulier voor privacy-aanvraag. 

U kunt ook contact opnemen met ons kantoor via:

Visma Cash

Office: Alexanderstraat 3, 2514 JL, Den Haag

Telefoonnummer: 070-3560570

3. Verwerkingsactiviteiten

Visma Cash B.V. verwerkt de persoonsgegevens voor verschillende doeleinden, zoals:

• Het uitvoeren van verzoeken die zijn gedaan via de website, zoals het aanvragen van bepaalde diensten, het ontvangen van de nieuwsbrief, het aanmelden voor een evenement en het downloaden van een whitepaper;
• Aankoop en levering van een Visma Cash product, waaronder wordt verstaan het faciliteren van klantorders, overeenkomsten en betalingen;
• Onderhouden van contact en communiceren met jou, zoals marketingcommunicatie en uitingen, accountmanagement, sales activiteiten en het verwerken van aanvragen voor integraties met derde partijen;
• Beheren van recruitment processen en het verwerken van sollicitaties;

Naast bovenstaande doeleinden worden er persoonsgegevens verwerkt binnen onze oplossingen. Met betrekking tot deze persoonsgegevens kwalificeert Visma Cash als verwerker in de zin van de AVG en verwerkt de gegevens namens en in overeenstemming met de instructies van de klant. De afspraken omtrent het verwerken van persoonsgegevens in onze producten zijn tussen Visma Cash en de klant vastgelegd in een verwerkersovereenkomst. Visma Cash voert ook productonderzoek uit in het Visma Cash Platform (NPS en CES). In dit geval kwalificeert Visma Cash als verwerkingsverantwoordelijke.

We verwerken de persoonsgegevens op basis van diverse wettelijke grondslagen. Zo kunnen we ze verwerken omdat we een overeenkomst met je hebben, omdat we hiervoor jouw toestemming hebben gekregen, omdat we hiervoor een gerechtvaardigd belang hebben of omdat er een wettelijke verplichting is om die gegevens te verwerken. Indien we je gegevens verwerken op basis van jouw toestemming, heb je te allen tijde het recht om deze toestemming in te trekken.

3.1 Marketingnieuwsbrieven

Visma Cash gebruikt e-mail als hulpmiddel om marketingcommunicatie te verspreiden, maar alleen als u daarvoor toestemming heeft gegeven in overeenstemming met de nationale marketingwetgeving (indien nodig). De persoonsgegevens die voor dit doel worden verwerkt zijn naam en e-mailadres. 

Onze wettelijke basis voor deze verwerking van persoonsgegevens zijn onze legitieme belangen om geïnteresseerde personen te voorzien van marketingcommunicatie, vgl. AVG artikel 6 nr. 1 f). 

De persoonlijke gegevens worden verwijderd wanneer u besluit om u af te melden voor het ontvangen van marketingcommunicatie van Visma Cash. Dit kan op de volgende manieren:

• Volg de instructies voor opt-out in de relevante marketingcommunicatie
• Voorkeuren wijzigen onder de relevante accountinstellingen als u een account heeft bij Visma Cash
• Contact met ons opnemen via e-mail op privacy@cash.nl
• Neem contact met ons op via dit formulier

Houd er rekening mee dat wanneer u zich afmeldt voor het ontvangen van marketingcommunicatie, u nog steeds communicatie van Visma Cash kunt ontvangen, zoals orderbevestigingen en meldingen die nodig zijn om uw account of de geleverde diensten te beheren aan klanten.

3.2 Profilering

Wanneer u communiceert met Visma Cash, b.v. door onze webpagina’s te bezoeken, inhoud te downloaden, webinars bij te wonen en als onderdeel van het gebruik van onze diensten, zal Visma Cash uw persoonlijke gegevens verwerken om u relevante inhoud te bieden via direct marketing op sociale mediaplatforms en e-mails, webpagina’s of in een dienst, op basis van uw voorkeuren. 

Het doel van deze profilering is om u marketing op maat te leveren, uw gebruikerservaring met onze diensten/websites te verbeteren en producten te leveren waar onze klanten tevreden over zijn. De verwerkte persoonsgegevens zijn geaggregeerde gegevens over u, zoals IP-adres, interesses (waar u hebt geklikt, enz.), gebruikersnaam en apparaat. Dit gebeurt via technologieën zoals cookies. Zie ons Cookiebeleid voor een volledige lijst met cookies die we op onze website gebruiken, de opslagtijd voor elke cookie, de ontvanger van cookiegegevens en het doel van het gebruik van deze cookiegegevens. 

Onze wettelijke basis voor deze verwerking van persoonlijke gegevens is ons legitieme belang om u relevante inhoud te bieden, vgl. AVG artikel 6 nr. 1 f). De diensten van Visma Cash worden over het algemeen gebruikt als hulpmiddelen voor werkgerelateerde doeleinden, en uw gedrag in deze hulpmiddelen zegt weinig over uw persoonlijke leven. Er worden geen gevoelige gegevens verwerkt. Uw persoonsgegevens worden vanuit zakelijk perspectief verwerkt op een manier die naar onze mening niet in strijd is met uw vrijheden en rechten als individu.

De persoonlijke gegevens worden verwijderd wanneer u zich afmeldt voor profilering door contact met ons op te nemen via e-mail op privacy@cash.nl of door gebruik te maken van dit formulier. Cookies zijn ook onderworpen aan een ander bewaarbeleid. U heeft ook altijd de mogelijkheid om de cookie-instellingen te wijzigen en gebruik te maken van uw recht om te protesteren cf. AVG artikel 21. Dit kunt u doen door onderaan de webpagina op “Cookie-instellingen” te klikken. Over het algemeen worden de persoonsgegevens slechts bewaard zolang als nodig is om het doel van de verwerking te verwezenlijken, en niet langer dan 3 jaar na de laatste geregistreerde activiteit.

3.3 Rekrutering

Visma Cash verwerkt persoonsgegevens tijdens de werving om wervingsprocessen effectief te beheren, sollicitaties af te handelen, ingediende documentatie te evalueren, sollicitatiegesprekken te voeren en contact referenties op te nemen. De persoonsgegevens die voor dit doel worden verwerkt, zijn contactgegevens zoals naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres, evenals CV, sollicitatie en andere ingediende documenten, evenals persoonlijkheids- en bekwaamheidstests die tijdens de sollicitatieprocedure worden uitgevoerd.

Onze wettelijke basis voor deze verwerking van persoonsgegevens zijn onze legitieme belangen om de juiste kandidaat te vinden, vgl. AVG artikel 6 nr. 1 f). Voor kandidaten met wie wij ervoor kiezen om verder te gaan en een baan aan te bieden, zullen wij bepaalde persoonlijke gegevens verwerken, waaronder uw contactgegevens en andere specifieke persoonlijke gegevens die u ons vraagt ​​te verwerken, met het doel een contract aan te gaan overeenkomstig artikel 6 nr.1 b van de AVG, dat betrekking heeft op de verwerking die nodig is om een ​​contract uit te voeren of om stappen te ondernemen op uw verzoek, voordat u een contract aangaat.

De persoonsgegevens worden verwijderd zodra het wervingsproces is afgerond. Doorgaans gebeurt dit uiterlijk zes maanden na de deadline voor aanmelding, tenzij met u een alternatieve regeling is overeengekomen.

3.4 Beveiliging

Visma Cash verwerkt persoonsgegevens om veiligheidsbedreigingen en misbruik te detecteren, beperken en voorkomen, en om noodzakelijk onderhoud en foutopsporing uit te voeren. De betrokken persoonlijke gegevens omvatten uw naam, e-mailadres, gebruikers- en web verkeersgegevens zoals login-ID, gebruikersnaam, IP-adres en apparaat informatie.

Onze wettelijke basis voor deze verwerking van persoonsgegevens zijn onze legitieme belangen, vgl. AVG artikel 6 nr. 1 f). Het legitieme belang is het handhaven van een veilige omgeving voor onze klanten en activiteiten. 

 We bewaren uw persoonlijke gegevens slechts zolang als nodig is om het doel van de verwerking te verwezenlijken, en uw persoonlijke gegevens worden na 3 jaar verwijderd.

3.5 Producten en diensten leveren aan klanten

Visma Cash verwerkt persoonsgegevens om bestellingen, overeenkomsten en betalingen van klanten voor de producten en diensten die wij leveren te beheren. De verwerkte gegevens bevatten persoonlijke basisgegevens, zoals naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres, evenals factuur gerelateerde informatie.

Onze wettelijke basis voor deze verwerking van persoonsgegevens zijn onze legitieme belangen, vgl. AVG artikel 6 nr. 1 f). Het gerechtvaardigde belang is het faciliteren van de levering van producten en diensten aan de contactpersoon van de klant.

We bewaren uw persoonlijke gegevens slechts zolang als nodig is om het doel van de verwerking te verwezenlijken, maar in de meeste gevallen nooit langer dan 7 jaar na uw laatste geregistreerde activiteit, zoals vereist door de Belastingdienst.

3.6 Registratie voor webinars en cursussen

Bij aanmelding voor webinars en cursussen verzamelen wij persoonsgegevens, deze worden ook gebruikt voor de opvolging na de cursus, zoals het uitreiken van cursuscertificaten. De persoonsgegevens die worden verwerkt zijn contactgegevens zoals naam en e-mailadres, factuurgegevens en details van de geregistreerde cursus.

Onze wettelijke basis voor deze verwerking van persoonsgegevens zijn onze legitieme belangen, vgl. AVG artikel 6 nr. 1 f). Het gerechtvaardigd belang is het aanbieden van webinars en cursussen aan geïnteresseerden.

We bewaren uw persoonlijke gegevens slechts zolang als nodig is om het doel van de verwerking te verwezenlijken, en uw persoonlijke gegevens worden na 3 maanden verwijderd.

3.7 Verbetering van de dienstverlening

Visma Cash streeft er voortdurend naar om de kwaliteit, functionaliteit en gebruikerservaring van onze producten, diensten en websites te verbeteren en te ontwikkelen. De persoonlijke gegevens die wij verwerken omvatten uw naam, e-mailadres, gebruikers- en webverkeersinformatie zoals login-ID, gebruikersnaam en IP-adres. Daarnaast verwerken we statistieken die aangeven hoe u onze software gebruikt en hoe u met de inhoud op onze website omgaat.

Onze wettelijke basis voor het verwerken van uw persoonlijke gegevens is ons legitieme belang, vgl. AVG artikel 6 nr. 1 f). Het legitieme belang is ervoor te zorgen dat we aan de verwachtingen van onze klanten voldoen en aan alle contractuele verplichtingen voldoen.

Wij verwerken uw persoonsgegevens slechts zo lang als nodig is om het doel te bereiken. Na drie jaar worden de persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd voor statistisch gebruik.

3.8 Het behandelen van aanvragen en het bieden van ondersteuning

Het doel van het behandelen van vragen en zorgen die via een contactformulier, chatbot of iets dergelijks op onze website worden gesteld, is om de communicatie en ondersteuning te vergemakkelijken voor gebruikers die met ons communiceren. Als u via dergelijke kanalen contact met ons opneemt, verwerken wij de persoonsgegevens die u in het verzoek vermeldt. Hierbij staan ​​in ieder geval contactgegevens vermeld. 

Onze wettelijke basis voor deze verwerking van persoonsgegevens zijn onze legitieme belangen, vgl. AVG artikel 6 nr. 1 f). Het legitieme belang is het reageren op vragen en zorgen van bezoekers op onze website.

Verzoeken en daarmee samenhangende correspondentie worden slechts bewaard zolang als nodig is om het doel van de verwerking te verwezenlijken, en niet langer dan 3 jaar na de laatste correspondentie met betrekking tot het verzoek. 

4. Hoe uw persoonlijke gegevens kunnen worden gedeeld

4.1 Binnen de Visma-groep

Visma Cash is onderdeel van de Visma Group, die bestaat uit meerdere dochterondernemingen. Om overzicht en inzicht te behouden, kunnen wij uw persoonsgegevens delen met bedrijven binnen de Visma Groep.

4.2 Buiten de Visma-groep

Visma Cash kan uw persoonsgegevens ook delen met externe derde partijen in bijvoorbeeld de volgende contexten:

Implementatiepartners
Implementatiepartners zijn derde partijen die wij inschakelen om inrichtingswerkzaamheden voor systemen of diensten uit te voeren in opdracht van ons. Deze partners helpen bij het opzetten en configureren van onze systemen volgens de specifieke behoeften van onze organisatie. Bij het delen van gegevens met implementatiepartners, zorgen wij ervoor dat zij alleen toegang krijgen tot de gegevens die strikt noodzakelijk zijn voor hun taken. We hebben strikte contractuele afspraken gemaakt met deze partners om de privacy en beveiliging van uw gegevens te waarborgen.

Integratiepartners
Integratiepartners zijn derde partijen waarmee wij koppelingen of integraties implementeren op uw verzoek. Deze partners maken het mogelijk voor onze systemen om naadloos te communiceren met andere externe systemen of platforms. Hierbij delen wij alleen de noodzakelijke gegevens die vereist zijn om de integratie tot een goed einde te brengen. Er worden de nodige beveiligingsmaatregelen genomen en overeenkomsten gesloten om ervoor te zorgen dat de gegevens veilig worden verwerkt en beschermd.

Verwerkers
Visma Cash maakt gebruik van verwerkers om persoonsgegevens te verwerken. Deze verwerkers zijn doorgaans leveranciers van cloudgebaseerde diensten of andere IT-diensten. Bij het gebruik van processoren, zal Visma Cash een verwerkersovereenkomst aangaan om uw privacy rechten te waarborgen. Als verwerkers zich buiten de EU/EER bevinden, zorgen wij namens u voor juridische gronden voor dergelijke internationale overdrachten, hieronder door gebruik te maken van de EU-modelclausules. U kunt meer gedetailleerde informatie over onze verwerkers opvragen door contact met ons op te nemen, zoals beschreven in de sectie ‘Contact met ons opnemen’.

Gebruikersgemeenschappen
Als u een bericht, opmerking of iets dergelijks plaatst op gebruikers gemeenschappen of andere forums of sites, kan dergelijke informatie worden gelezen en gebruikt door iedereen met toegang tot dergelijke forums. Visma Cash is niet verantwoordelijk voor de informatie die u op dergelijke forums of sites verstrekt.

Zakenpartners
Visma Cash kan uw persoonlijke gegevens met partners delen als dit vanuit zakelijk perspectief en in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving legitiem is.

Overheidsinstanties
De politie en andere autoriteiten kunnen inzage vragen in persoonsgegevens van Visma Cash. In deze gevallen verstrekken wij de gegevens alleen als daarvoor een gerechtelijk bevel etc. bestaat.

5. Jouw rechten

U kunt een beroep doen op de volgende rechten in verband met onze verwerking van uw persoonsgegevens:

• Toegang. U heeft het recht om een ​​kopie op te vragen van de persoonsgegevens die wij over u verwerken. 
• Rectificatie. U heeft ook het recht om rectificatie van onjuiste persoonsgegevens over u te vragen.
• Verwijdering. U kunt verzoeken om verwijdering van persoonlijke gegevens die op u betrekking hebben. 
• Beperking. U kunt ons vragen de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken
• Draagbaarheid.  U kunt ons vragen om u of anderen uw persoonsgegevens te verstrekken in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machinaal leesbaar formaat.
• Voorwerp. U heeft het recht om bezwaar te maken tegen onze verwerking van uw persoonsgegevens op basis van legitieme belangen of voor direct marketingdoeleinden. U heeft ook het recht om bezwaar te maken tegen onze verwerking van uw persoonsgegevens voor de uitvoering van taken die worden uitgevoerd in het algemeen belang of in de uitoefening van openbaar gezag of op basis van legitieme belangen. 

Houd er rekening mee dat er bepaalde uitzonderingen of beperkingen op de bovengenoemde rechten kunnen bestaan, die van toepassing kunnen zijn, afhankelijk van de specifieke omstandigheden van uw situatie. In dergelijke gevallen zullen wij u gedetailleerde informatie verstrekken over de toepasselijke uitzondering of beperking en u helpen uw rechten zo volledig mogelijk uit te oefenen, in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving.

Stuur een e-mail naar privacy@cash.nl of gebruik dit formulier voor privacy-aanvraag om verzoeken in te dienen zoals vermeld in deze sectie.

Ten slotte heeft u ook het recht om een ​​klacht in te dienen bij de gegevensbeschermingsautoriteiten met betrekking tot onze verwerking van uw persoonsgegevens.

6. Veranderingen

Wij raden u aan om de Privacyverklaring regelmatig te raadplegen. Als we belangrijke wijzigingen aanbrengen in de Privacyverklaring die onze privacy praktijken wezenlijk veranderen, zullen wij  u hiervan op de hoogte stellen. 

De Privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt: 17-03-2025.