Overslaan naar inhoud
Nederlands
Meer over Cash
  • Er zijn geen suggesties want het zoekveld is leeg.

Tijdregistratie bijhouden van een medewerker

Het bijhouden van de uren op medewerkersniveau in CashPayroll is de meest directe manier om grip te krijgen op de gewerkte tijd. Dit kan door de beheerder gedaan worden, maar ook door de medewerker zelf via de webportal of de mobiele app.

 

Hieronder volgt de uitleg over hoe dit proces in zijn werk gaat.

1. Voorbereiding

Voordat een medewerker uren kan schrijven, moet er op debiteur- of bedrijfsniveau minimaal één project zijn aangemaakt en moeten de relevante tijdsloten (met urencodes) zijn ingericht. Zonder projecten is de tijdregistratie niet zichtbaar voor invoer.  Klik hier voor het artikel over het aanmaken van projecten en tijdsloten voor tijdregistratie.

2. Invoer door de beheerder

Als beheerder kun je handmatig uren toevoegen of corrigeren voor een medewerker:

  1. Zoek de medewerker op via de Explorer.

  2. Open het dashlet Tijdregistratie (via het dashboard of het hamburgermenu). Klik op 'Meer'.

  3. Klik op de specifieke dag in de kalender om uren toe te voegen.
    mceclip1.png

  4. Selecteer het Project, vul de Uren in en kies de Status (bijv. Geregistreerd).
    mceclip2.png

  5. Tip: Gebruik de optie 'Herhalen' als een medewerker gedurende een langere periode elke dag dezelfde uren op hetzelfde project werkt.

3. Invoer door de medewerker (Self-Service)

Wanneer de medewerker over een eigen inlog beschikt (en de juiste rechten heeft in de (medewerker-template), kan hij/zij zelf uren registreren:

  • Via de Webportal: De medewerker klikt op 'Meer' in het dashlet Tijdregistratie en selecteert de dag. Hij voert de start- en eindtijd in en kiest het project.

  • Via de App: Ideaal voor onderweg. De medewerker voert de uren in en klikt op opslaan.

Status van de uren: Medewerkers kunnen enkel kiezen voor de status Gepland of Geregistreerd. De status 'Goedgekeurd' kan alleen door een manager of beheerder worden toegekend.

mceclip5.png

4. Overzicht en Rapportage

In het overzicht van de tijdregistratie zie je direct de kleurcodes van de verschillende statussen.

mceclip4.png

  • Afgesloten registraties: Zodra uren zijn verwerkt in een loonrun, worden ze 'afgesloten'. Deze uren verdwijnen uit de algemene overzichten op bedrijfsniveau, maar blijven op medewerkersniveau altijd inzichtelijk onder het tabblad Tijdregistratie.

 Belangrijk: Van registratie naar verloning

Vergeet niet dat het enkel registreren van uren niet betekent dat ze ook uitbetaald worden. De uren moeten een proces doorlopen:

  1. Geregistreerd: De uren staan in het systeem.

  2. Goedgekeurd: Een manager bevestigt de uren.

  3. Snapshot & Import: De beheerder maakt een verzamelbestand (snapshot) en 'schiet' de uren in bij de variabele gegevens van de medewerker. Pas dan worden ze meegenomen in de loonrun.