Signaalteksten en e-mailberichten aanpassen in Cash Payroll

In Cash Payroll kun je de standaard teksten van e-mails en signalen personaliseren, zodat ze beter aansluiten bij jouw organisatie. Dit omvat zowel de inhoud van de e-mails als de e-mailhandtekening (footer). Hier bepaal je dus alleen de inhoud van de e-mail en niet naar wie deze verstuurd wordt. Dat wordt voornamelijk bepaald in de HR-signaalinstellingen of payroll-workflowinstellingen. Een aantal signalen staan altijd aan (denk aan verlofsignalen voor de managers of mutatieformulierensignalen voor klantlogins).

Waar vind je deze instellingen?

Als accounteigenaar zie je rechtsboven in het scherm de optie "Mijn Account". Via deze sectie kun je jouw e-mailinstellingen en signaalteksten aanpassen.

Heb jij niet de "Mijn Account" optie in je scherm, dan ben je niet de accounteigenaar. Je kunt dit eventueel nagaan bij de logins op masterniveau.

E-mailinstellingen aanpassen

Nadat je naar "Mijn Account" bent gegaan, ga je naar "E-mailinstellingen". Hier vind je twee tabbladen:

Template: Voor het aanpassen van teksten in de signalen die worden verstuurd.
Email Footer: Voor het personaliseren van de e-mailhandtekening.

1. Template aanpassen

Volg deze stappen om signaalteksten aan te passen:

Selecteer het tabblad Template in de e-mailinstellingen binnen "Mijn Account".
Aan de linkerkant zie je een lijst met verschillende signalen die Cash Payroll kan versturen, afhankelijk van jouw workflow en HR-instellingen.
Klik op het bewerken-icoontje rechts van een signaal om de template te openen.

Variabele gegevens (tokens)

In de template worden gegevens tussen het "$" teken weergegeven. Dit zijn variabele gegevens, zoals namen of datums, die automatisch worden ingevuld door Cash Payroll.

Verander de tokens niet om fouten te voorkomen. De tokens behouden altijd hun eigen lettertype.

Tekst bewerken

Je kunt de overige tekst in de template vrij aanpassen.
Voor de HTML-weergave klik je linksonder op "HTML weergeven". Dit maakt het mogelijk om de template direct in HTML-code te bewerken.

Knippen en plakken vanuit een Word-bestand werkt niet goed, er wordt dan (ongemerkt) ook opmaak mee gekopieerd die niet werkt met de sjablonen. Om dit te voorkomen, plak je de tekst eerst in Kladblok en kopieer je de tekst vervolgens vanuit Kladblok naar de sjabloon in Cash Payroll.

Klik na het aanpassen altijd op Opslaan.

2. Email Footer aanpassen

Op het tabblad Email Footer kun je de handtekening aanpassen die met elk signaal wordt meegestuurd. Net als bij de templates kun je:

De tekst in HTML weergeven en bewerken.
Externe afbeeldingen toevoegen door naar een online URL te verwijzen. Het direct uploaden van afbeeldingen is in dit scherm niet mogelijk.

Vergeet niet op Opslaan te klikken om je wijzigingen definitief door te voeren.

Aanpassingen terugzetten

Als je wijzigingen hebt gemaakt maar toch de originele template wilt herstellen:

Klik op de grijze pijl naast de template.
De oude versie van de template wordt nu hersteld en jouw gemaakte aanpassingen worden definitief verwijderd.

Belangrijke beperkingen

Het is niet mogelijk om unieke signaalteksten per klant of debiteur in te stellen. Aanpassingen aan een template gelden centraal voor alle klanten binnen jouw Cash Payroll-omgeving.