Payroll Workflow rond de Jaarovergang
Wanneer je de jaarovergang tijdig uitvoert, blijft de automatische workflow van CashPayroll gewoon doorlopen zoals ingesteld. Als de jaarovergang echter te laat plaatsvindt, kunnen workflows hun taken niet correct uitvoeren. Hieronder leggen we uit hoe je hiermee omgaat.
Wanneer blijft de workflow doorlopen?
De timing van de jaarovergang ten opzichte van de ingestelde workflowdatum is cruciaal.
Jaarovergang vóór de workflowdatum
Als de jaarovergang is uitgevoerd vóór de ingestelde datum waarop de workflow zou moeten starten, loopt de workflow normaal door.
-
Voorbeeld:
-
De loonopdracht (workflowactie) is ingesteld op 10 januari.
-
De jaarovergang wordt uitgevoerd op 9 januari.
-
Resultaat: De workflow voert de run correct uit op 10 januari.
-
Jaarovergang ná de workflowdatum
Als de jaarovergang pas na de ingestelde workflowdatum wordt uitgevoerd, stopt de workflow.
-
Voorbeeld:
-
De loonopdracht (workflowactie) is ingesteld op 10 januari.
-
De jaarovergang wordt uitgevoerd op 11 januari.
-
Resultaat: De workflow slaat de maand januari over en hervat pas op de volgende geplande datum (bijvoorbeeld 10 februari).
-
Te late Jaarovergang en Handmatige Verwerking
Als de jaarovergang te laat is uitgevoerd en automatische workflows voor de nieuwe periode niet zijn uitgevoerd, moeten deze bedrijven handmatig worden verwerkt.
Stappen voor Handmatige Verwerking:
-
Ga naar de betreffende bedrijven en voer de ontbrekende workflowacties handmatig uit. Denk hierbij aan de loonaangifte of de pensioenexport.
-
Voor Accountants/Beheerders: Gebruik de Workflow Wizard om de acties in één keer voor meerdere bedrijven uit te voeren. Dit bespaart veel tijd.
Lees de artikelen over de Workflow Wizards en het verwerken van Meerdere bedrijven voor accountants om te zien hoe je dit efficiënt kunt doen.
⚠️ Belangrijk: Automatische acties van het oude jaar
Na het draaien van de jaarovergang worden automatische workflowacties die nog openstaan uit het oude jaar niet meer uitgevoerd door het systeem.
Dit geldt bijvoorbeeld voor:
-
Loonaangiften: Eventuele nog te versturen loonaangiften voor het vorige jaar moeten handmatig of via de Workflow Wizard worden aangemaakt en verzonden.
-
Pensioenexports: Openstaande pensioenexports van het vorige jaar moeten ook handmatig of via de Workflow Wizard worden uitgevoerd.
Zorg er dus voor dat je altijd controleert of alle acties van het oude jaar zijn afgerond vóór of direct na het uitvoeren van de jaarovergang.