Overstappen en Data-overdracht (CASH Web)
Dit artikel informeert gebruikers en relaties van CASH Web over de beschikbare procedures, methoden en technische specificaties voor het overdragen van gegevens en digitale activa bij het overstappen naar een ander softwarepakket of bij het beëindigen van de dienstverlening, conform de richtlijnen van de EU Data Act.
Beschikbare overstap- en overdrachtsmethoden:
Binnen CASH Web heeft de rechtmatige data-eigenaar (de klant) op ieder moment het recht en de technische mogelijkheid om alle opgeslagen administratieve en financiële data in een algemeen, machinaal leesbaar formaat te exporteren. Hiervoor staan de volgende methoden ter beschikking:
1. Financieel Exportbestand: De Auditfile (XAF-formaat)
De meest universele methode om de volledige boekhouding (inclusief het grootboek, dagboekmutaties, debiteuren-/crediteurenstamkaarten en de btw-historie) over te dragen naar een ander platform.
- Formaat:
.XAF(XML Auditfile Financieel). Dit is de open, door de Nederlandse Belastingdienst en softwaresector gedragen standaard voor interoperabiliteit. - Procedure: Te genereren binnen CASH Web via
Financieel > Import/export/conversies > Export van gegevens > Mutaties > Auditfile XML.
2. Digitale Documenten: PDF-Archief (ZIP-formaat)
Alle in het Documentenbeheer opgeslagen digitale activa (zoals originele inkoop- en verkoopfacturen, bonnen en contracten) kunnen in bulk worden gedownload.
- Formaat:
.ZIP-bestanden gevuld met de originele.PDF- of afbeeldingsbestanden. - Procedure: Te downloaden via het
Documentenbeheer. Grote archieven kunnen per map of per selectie als gecomprimeerd ZIP-bestand naar de lokale hardeschijf worden geëxporteerd.
3. Stamgegevens & Overzichten (CSV- en Excel-formaat)
Losse tabellen en stamgegevens (zoals de volledige artikellijst, klantendatabase, leveranciersgegevens of voorraadstanden) kunnen onafhankelijk worden geëxporteerd voor import in generieke datatools.
- Formaat:
.CSV(Comma Separated Values) of.XLSX(Microsoft Excel). - Procedure: Elk overzicht of stamgegevensscherm in CASH Web beschikt over een directe exportknop (het Excel-/export-icoon) om de actieve tabelweergave direct te downloaden.
4. Bekende restricties en technische beperkingen
Bij het exporteren en overdragen van data dienen gebruikers rekening te houden met de volgende ingebouwde systeem- en sectorbeperkingen:
- Auditfile per boekjaar: Het exporteren van de financiële auditfile (
.XAF) kan om database-technische redenen uitsluitend per afzonderlijk boekjaar worden uitgevoerd. Bij een overstap over meerdere jaren moeten er dus meerdere opeenvolgende auditfiles worden gegenereerd. - Bulk PDF downloads (Snelheids- en omvangslimieten): Bij extreem grote administraties met tienduizenden PDF-documenten kan een directe browser-download via het Documentenbeheer leiden to een timeout van de webserver. In dergelijke gevallen dient de download in batches (bijvoorbeeld per maand of per map) te worden opgeknipt, of kan er een database-export via Visma Cash Support worden aangevraagd.
- Systeemspecifieke logica: Open standaarden zoals de Auditfile nemen transactiedata en stamgegevens over, maar niet de specifieke interne logica van CASH Web (zoals geprogrammeerde macro's, gebruikersrechteninstellingen of klantspecifieke dashboards). Deze dienen in het ontvangende pakket opnieuw te worden ingericht.
Visma Cash hanteert strikt open standaarden en open interoperabiliteitsspecificaties om lock-in effecten te voorkomen. Details omtrent de exacte datastructuren zijn opgenomen in het actuele online register:
- Financiële datastructuren (XML/XAF): De opbouw van de geëxporteerde auditfiles volgt de officiële, openbare documentatie van de Belastingdienst conform de meest actuele XAF-schema's (versie 3.2 of hoger).