Wijziging van fiscale eenheid, rechtsvorm of loonheffingsnummer

Waarom is een nieuw bedrijf nodig?

Binnen Cash Payroll kan elk bedrijf slechts één loonheffingsnummer en tijdvak hebben. Je dient dus niet een tweede loonheffingsnummer aan te maken en die actief te maken binnen hetzelfde bedrijf. Het is niet mogelijk om in periode 1 L01 actief te hebben en in periode 2 L02. Een nieuw bedrijf is nodig om in de toekomst correcties op het oude loonheffingsnummer of tijdvak te kunnen doorvoeren.

Acties voor het nieuwe bedrijf

1. Medewerkers verplaatsen naar het nieuwe bedrijf

Je kunt de medewerkers efficiënt overzetten door gebruik te maken van de import- en exportmodule:

Maak een export van de medewerkers op bedrijfsniveau in het oude bedrijf.
Importeer de medewerkers vervolgens in het nieuwe bedrijf.

Voor het voorbereiden van het exportbestand pas je het volgende aan in elk tabblad:

Debiteurnummer: Vul het nieuwe nummer in (indien een nieuwe debiteur is aangemaakt).
Bedrijfsnummer: Vul het nieuw gekozen bedrijfsnummer in.

In het Tabblad Bedrijven pas je de volgende zaken aan:

Vul het nieuwe loonheffingsnummer of het gewijzigde tijdvak in.
Pas de bedrijfsnaam aan (indien nodig).
Vul de startdatum in. Dit is de periode waarin de nieuwe aangifte start.

In het Tabblad Werknemers controleer of pas je de volgende gegevens aan:

Pas de indiensttredingsdatum aan naar de startdatum van het nieuwe bedrijf.
Voor eerdere dienstverbanden gebruik je de Anciënniteitsdatum.
Controleer zorgvuldig de verlofsaldi en de stand van de reserveringen.

LET OP!Voer de import eerst in de Sandbox-omgeving uit om fouten te voorkomen. Bij een succesvolle test kun je de import pas definitief in de live-omgeving uitvoeren.

2. Medewerker logins aanmaken

Maak nieuwe logins aan met behulp van het Medewerker login-template.
Gebruik hiervoor de zakelijke werk-e-mailadressen van de medewerkers.

Inrichten van het oude bedrijf

Om het oude bedrijf administratief en fiscaal correct af te sluiten, doorloop je de volgende stappen:

1. Medewerker logins aanpassen

Verwijder de oude actieve logins van het gesloten bedrijf.
Maak nieuwe logins aan met het Payslip viewer-template.
Gebruik hiervoor de privé-e-mailadressen van de medewerkers. Hierdoor behouden zij altijd toegang tot hun loonstroken en jaaropgaven, maar kunnen zij geen actieve handelingen zoals verlofaanvragen meer doen.

2. Medewerkers uit dienst melden

Meld alle medewerkers collectief uit dienst door middel van een import van de uitdienstdata.

LET OP!Als een medewerker wordt uitdienst gemeld, wordt het openstaande vakantiegeld en verlof automatisch financieel uitbetaald door het systeem. Zet dit specifiek uit tijdens de verwerking als dit niet de bedoeling is (bijvoorbeeld omdat de saldi overgaan naar het nieuwe bedrijf).

3. Einddatum van het bedrijf instellen en onzichtbaar maken

Stel de eindperiode in waarin het bedrijf voor het laatst aangifteplichtig is. Hierdoor komt het jaarwerk direct beschikbaar.
Nadat alle acties en controles volledig zijn afgerond, maak je het oude bedrijf onzichtbaar in het systeem om het overzicht te bewaren.

Voor accountants

Wanneer je als accountant deze omzetting uitvoert, zijn er twee scenario's voor de inrichting:

Nieuwe debiteur: Het is sterk aanbevolen om een gloednieuwe debiteur aan te maken voor het nieuwe bedrijf om de administraties zuiver te scheiden.
Zelfde debiteur: Als je binnen dezelfde debiteur blijft werken, verwijder dan handmatig alle oude HR-instellingen (zoals afdelingen en managerkoppelingen). Dit voorkomt dat deze ongewenst gekoppeld blijven aan de oude werknemers. Voeg vervolgens de nieuwe HR-instellingen toe voor de nieuwe medewerkers.

Belangrijke opmerkingen

Bij een omzetting die plaatsvindt tijdens het lopende kalenderjaar ontvangen medewerkers over dat jaar twee aparte jaaropgaven.
Controleer na de migratie extra zorgvuldig of alle verlof- en reserveringssaldi correct zijn overgenomen.
Gebruik altijd de Sandbox-omgeving om de volledige omzetting te testen voordat je wijzigingen definitief doorvoert in de live-omgeving.