In dit document worden de volgende stappen nader toegelicht:
-
Runs draaien
-
Salarisdocumenten
-
Run-controle
-
Runs samenvoegen
-
Correctie-runs
Runs draaien
Het draaien van een run is de eerste stap van het loonverwerkingsproces. Hiermee verwerk je alle loon- en urengegevens van de medewerkers. Je kunt een proforma run draaien om de gegevens te controleren voordat je de definitieve run maakt.
De normale run uitvoeren
Zodra alle salarisinstellingen correct zijn, kun je de loonopdracht definitief verwerken. Een normale run verwerkt de salarisgegevens en genereert automatisch alle bijbehorende salarisdocumenten, zoals loonstroken.
Een normale salarisrun starten
Volg deze stappen om een salarisrun te starten:
-
Navigeer naar Loonopdracht: Ga op bedrijfsniveau naar de tab Loonopdracht. Bovenaan het scherm zie je de opties Salarisrun, Loonaangifte en Pensioen export.
-
Start de run: Klik in de regel van Salarisrun op 'meer' en daarna op de knop 'Run'.
-
Controleer de periode en werknemers: Er verschijnt een menu met informatie over de periode. Klik op 'Doorgaan' om te zien voor welke werknemers de run wordt gedraaid en klik nogmaals op 'Doorgaan'.
-
Voer de controle uit: Het systeem voert nu een automatische controle uit. Meer informatie hierover vind je verderop in de documentatie. Als er geen fouten worden gevonden, kun je doorgaan.
-
Bevestig en voltooi: Er verschijnt een laatste pop-up om te controleren of je zeker weet dat je de run wilt starten. Klik op 'OK' om verder te gaan.
-
Vergrendel de run: Zodra de run voltooid is, kun je deze vergrendelen om verdere wijzigingen te voorkomen. Klik hiervoor op het slot-icoon aan het einde van de regel van de run en klik vervolgens op de knop 'Lock'.
Wanneer verwerk je de loonopdracht?
Je verwerkt de loonopdracht op het moment dat je alle mutaties hebt ingevoerd. Tijdens dit proces worden de salarisdocumenten voor de desbetreffende periode aangemaakt, waaronder:
-
Loonstroken
-
Een SEPA-bestand
-
Loonjournaalposten
De loonrun staat in principe los van de loonaangifte. Je kunt de run-controle ook uitvoeren zonder een loonopdracht te draaien. Het is niet nodig om de run exact op de datum in de workflow uit te voeren.
Wat is een pre-run?
Een pre-run wordt gebruikt als je de loonverwerking al voor een selectie van medewerkers wilt uitvoeren, in tegenstelling tot een normale run die over alle medewerkers wordt gedraaid. Dit is in de praktijk handig om bijvoorbeeld:
-
De vaste medewerkers en de uurloners op verschillende momenten te verwerken.
-
Medewerkers op een andere datum uit te betalen.
-
De loonjournaalpost voor een deel van de medewerkers alvast te boeken.
Bij het draaien van een pre-run krijg je voor de geselecteerde medewerkers salarisdocumenten. Daarna krijg je een aparte set salarisdocumenten voor de overige medewerkers die meegaan in de "gewone" loonopdracht. Zo heb je voor dezelfde periodes, twee sets aan salarisdocumenten met andere medewerkers. De pre-run medewerkers en de andere medewerkers (bijvoorbeeld dus de vaste medewerkers en de uurloners) kan je dan op een ander moment uitbetalen
Het is na een pre-run niet mogelijk om een loonaangifte te maken. Dit kan pas als alle medewerkers in die periode zijn verwerkt. Voor het inzien van loonstroken vooraf kun je beter de interactieve loonstrook gebruiken.
Tips
-
De periode wordt automatisch gewisseld. Wanneer je bijvoorbeeld periode 04-2025 draait, wordt de periode automatisch naar 05-2025 gezet zodra de run is voltooid.
-
Je kunt ervoor kiezen om de run op de achtergrond te draaien door te klikken op de knop 'Op de achtergrond runnen'.
Salarisdocumenten
Nadat een run is afgerond, worden de salarisdocumenten (zoals loonstroken en loonjournaalposten) gegenereerd. Deze documenten zijn cruciaal voor de administratie van zowel de medewerker als het bedrijf. Zorg ervoor dat je alle documenten controleert op correctheid.
Run-controle
Een run-controle is essentieel voordat je een definitieve loonrun draait. Handmatig alle gegevens, mutaties en wijzigingen controleren kost veel tijd, vooral bij een groot aantal medewerkers. Gelukkig biedt Cash Payroll verschillende automatische controles die je hierbij helpen. Zo werk je altijd stressvrij, omdat eventuele fouten gemakkelijk en op elk moment bijgewerkt kunnen worden.
Cash Payroll controleert automatisch de gegevens. Ook als een run al voltooid is, kun je eventuele fouten nog bijwerken.
Binnen Cash Payroll wordt de controle van een salarisrun met verschillende termen aangeduid, waaronder runchecker, runcontrole en controle loonverwerking. Al deze termen verwijzen naar hetzelfde.
Cash Payroll voert ongeveer 200 controles uit op de instellingen van de loonstrook en loonaangifte voordat de loonopdracht wordt gedraaid. Dit voorkomt fouten zoals:
-
Een onvolledig adres.
-
Een onjuist loonheffingsnummer.
-
Een verkeerde combinatie van gegevens.
Hoe voer je een Run-controle uit?
Je kunt de run-controle op drie manieren uitvoeren:
-
Direct voor het starten van een salarisrun (in de derde stap van het proces).
-
Door op 'Controle loonverwerking' te klikken in het dashlet loonopdracht.
-
Op medewerkersniveau via het tabblad 'Loonstroken'.
Wat controleert de Run-controle?
De run-controle is een essentiële check van de eerstvolgende loonverwerking, inclusief aankomende en eventuele correctieperiodes.
De controle kijkt naar ruim 200 verschillende voorwaarden om fouten op te sporen. Deze controles gaan verder dan alleen de eisen voor de loonaangifte. De Run-controle richt zich op de inhoud van de loongegevens, zoals correct ingevulde adressen of loonheffingsinstellingen, niet op de planning (dat doet de workflow-controle).
De controle geeft wel aan bij welke medewerkers mutaties zijn verwerkt, zodat je snel kunt zien waar er wijzigingen hebben plaatsgevonden.
Runs samenvoegen
Soms kan het nodig zijn om meerdere runs samen te voegen tot één loonopdracht, bijvoorbeeld wanneer er meerdere correcties zijn doorgevoerd. Met deze functie kun je alle losse runs combineren in een overzichtelijke en definitieve verwerking.
Correctie-runs
Als er na de definitieve verwerking toch een fout wordt ontdekt, kun je een correctie-run uitvoeren. Hiermee herstel je de fouten zonder dat je de hele loonopdracht opnieuw hoeft te verwerken. De correctie wordt automatisch verwerkt in de volgende loonrun.
In Cash Payroll verwijzen we op verschillende manieren naar de loonopdracht: de termen run, salarisrun en loonopdracht worden door elkaar gebruikt.
Salarisuitvoer controleren
De tekst beschrijft het proces van het controleren van salarisdocumenten nadat een loonopdracht is gedraaid. Dit gebeurt in de 'Salarisdocumenten' dashlet.
-
Zichtbare documenten aanpassen: Standaard worden er een aantal documenten getoond, maar je kunt deze aanpassen door op "zichtbare documenten wijzigen" te klikken. Je hoeft niet alle documenten zichtbaar te maken, omdat ze altijd handmatig gegenereerd kunnen worden.
-
Documenten per run: Een belangrijk detail is dat de salarisdocumenten altijd per run worden gemaakt, en niet per periode. Dit betekent dat een pre-run of een correctie-run hun eigen documenten hebben. Zelfs als een correctie-run meerdere periodes omvat, worden de documenten toch onder die ene run weergegeven.
-
Output zichtbaar maken: De laatste stap is om de salarisoutput te delen met de juiste personen, zoals contacten of medewerkers met een login die hun loonstroken kunnen bekijken.