- De loonaangifte wordt afgerond en de journaalpost niet
- De looncodes die in de loonaangifte meegaan zijn niet goed gejournaliseerd
- De loonaangifte gaat over meerdere runs en de journaalpost niet
- Het document 'Ingediende loonaangiften' wordt vergeleken met de journaalpost
1. De loonaangifte wordt afgerond en de journaalpost niet
Oorzaak
Er zal altijd een verschil van (maximaal) enkele euro's zijn tussen de loonaangifte en de journaalpost. Dit komt doordat de Belastingdienst voorschrijft dat in de loonaangifte de bedragen in het collectieve deel (van alle medewerkers samen) naar beneden moeten worden afgerond.
Achterhalen
Om te achterhalen of dit de oorzaak is van het verschil tussen de journaalpost en de loonaangifte, kun je het bedrag dat in de journaalpost staat bij het grootboeknummer 'Loonheffingen' vergelijken met het totaal van de waarden die zijn geboekt op looncode 8800 en 8810. Je kunt de waarden van 8800 en 8810 achterhalen met behulp van het Rapport Looncomponenten. Deze vind je op bedrijfsniveau bij 'Overzichten' -> 'Rapporten Looncomponenten'. Onderstaande afbeelding laat een voorbeeld zien waarbij het totaal van looncode 8800 en 8810 € 11.095,55 is.
Hoe dit bedrag wordt afgerond, laat onderstaand voorbeeld zien:
Voorbeeld afronding bij de rubriek Totaal loon LB/PH:
Een werkgever heeft 5 werknemers. Het loon LB/PH bedraagt per werknemer per maand:
werknemer A: € 2.778,87
werknemer B: € 1.385,95
werknemer C: € 2.285,98
werknemer D: € 2.923,89
werknemer E: € 1.713,86
totaal: € 11.095,55
Als collectief bedrag van het loon LB/PH zal er € 11.095 worden opgegeven. Bij een controle op een conditie waarin op hele euro’s afgeronde bedragen zijn betrokken, hanteert de Belastingdienst een afrondingsmarge van € 1 per afgerond bedrag.
Oplossing
Er is geen oplossing voor dit verschil, dit is hoe het bedrag in de loonaangifte in Cash Payroll tot stand komt.
2. De looncodes die in de loonaangifte meegaan, zijn niet correct gejournaliseerd
Oorzaak
Wanneer de looncodes die meegaan in de loonaangifte niet correct zijn gejournaliseerd, kan er een verschil optreden tussen het bedrag dat staat bij de 'Loonheffingen' in de journaalpost en de daadwerkelijke loonaangifte.
Achterhalen
Je kunt achterhalen of dit het geval is door te controleren of alle looncodes die meegaan in de loonaangiften ook correct gekoppeld zijn in het Grootboekrekeningschema dat bij het betreffende bedrijf actief is. In onderstaand artikel staat uitgelegd welke looncodes er meegaan in de loonaangifte:
Oplossing
Wanneer het gelukt is om de looncodes correct te koppelen in het grootboekrekeningschema, kun je vervolgens deze wijziging ook in de journaalpost doorvoeren door de journaalposten te actualiseren. Dit doe je op bedrijfsniveau bij de Bedrijf instellingen. Vervolgens kies je voor de knop 'Verwijder inhoud journaalposten' en selecteer je het betreffende jaar. De journaalposten van dat jaar zullen worden verwijderd en automatisch opnieuw worden aangemaakt met de aanpassingen die je hebt gedaan.
3. De loonaangifte gaat over meerdere runs en de journaalpost niet
Oorzaak
Wanneer er correctieruns (TWK-runs) worden gedraaid over voorgaande periode(n), dan zal in de journaalpost de output van die correctierun zichtbaar zijn, en dit kan dus output over meerdere periode(n) zijn. Loonaangiften kunnen alleen per periode worden ingediend; dit betekent dus dat er per jaar 12 loonaangiften kunnen worden ingediend, maar dat er meer dan 12 runs (en journaalposten) kunnen zijn. Het kan dus zo zijn dat - in het geval van een TWK-correctie - een loonaangifte ook gegevens bevat van eerdere periode(n).
Achterhalen
In de applicatie hebben we achter de regel van de loonaangifte aangegeven of deze consistent is met de runs. In onderstaand artikel staat uitgelegd hoe je dit kunt achterhalen:
Oplossing
Wanneer je wilt controleren of de loonaangifte en de journaalpost op elkaar aansluiten - ook wanneer er TWK-runs zijn gedaan - dan moet je de correcte gegevens met elkaar vergelijken. Wat je het beste kunt doen, is de bedragen van de ingediende loonaangiften bij elkaar optellen. Onderstaande afbeelding laat zien dat het totaal van de ingediende loonaangifte 4520 euro is.
Dit bedrag kun je vergelijken met de 'Journaalpost bedrijf cumulatief'. Dit document vind je op bedrijfsniveau bij de salarisdocumenten. Onderstaande afbeelding laat dit zien en geeft aan dat er een bedrag van 4519,10 aan loonheffingen wordt betaald:
Door de juiste documenten met elkaar te vergelijken, kun je de aansluiting van de journaalposten en de loonaangifte controleren.
4. Een kostenplaats is gekoppeld aan een ander grootboekschema
Ga naar de 'Kostenplaatsen' op bedrijfsniveau. Controleer of er een afwijkend grootboekschema is ingesteld ten opzichte van het schema van de instellingen op bedrijfsniveau. Noteer eventuele afwijkende schema's. Wanneer er 'Bedrijf default schema' staat, wordt het schema gehanteerd dat op bedrijfsniveau is gekozen voor deze kostenplaats. Het kan dus voorkomen dat er voor een kostenplaats en de daaraan gekoppelde medewerkers een ander grootboekschema wordt gebruikt, waardoor sommige of alle looncodes bij die medewerkers niet (juist) worden gejournaliseerd.