Overslaan naar inhoud
Nederlands
Meer over Cash
  • Er zijn geen suggesties want het zoekveld is leeg.

Jaarovergang

Dit artikel beschrijft het uitvoeren van de jaarovergang in CashPayroll.

Uitvoeren van de Bedrijven Jaarovergang Wizard

De volgende onderdelen worden behandeld:

De jaarovergang kan worden uitgevoerd na de laatste run van het jaar. Voor het verwerken van de jaarovergang is in CashPayroll voor zowel accountants als businessklanten een Jaarovergang Wizard beschikbaar. Deze wizard voert de volgende acties uit. Indien een rubriek optioneel is,  heb je de mogelijkheid deze uit te schakelen.

  • (Optioneel) Neem het verlofsaldo van de medewerkers mee naar het nieuwe jaar.

  • (Optioneel) Neem de verlofinstellingen van de medewerkers mee naar het nieuwe jaar.

  • (Optioneel) Bereken Jaarloon BT op basis van het fiscaal loon van vorig jaar.

  • (Optioneel) Werkkostenregeling: Als binnen dit bedrijf één van de methodes met geschat fiscaal loon wordt gebruikt: 'Kopieer fiscaal loon huidige jaar naar werkkosten geschat fiscaal loon nieuw boekjaar'.

  • (Optioneel) Werkkostenregeling: Neem de te betalen eindheffing in de laatste periode huidige jaar mee ten behoeve van de 1e aangifte over in het nieuwe boekjaar. 'Werkkosten afrekening klaarzetten in periode 20xx-1 op looncode 8235'. 

Indien de eindheffing € 0 bedraagt, heeft het wel of niet aanvinken van deze optie geen effect. De WKR-eindafrekening kan handmatig worden aangepast naar periode 2 (februari).

  • Optioneel) 30% regeling minimumwaarde: Als in de laatste periode het minimum fiscaal loon actief is en de waarde overeenkomt met de standaard minimumwaarde , dan wordt in het nieuwe boekjaar het minimum fiscaal loon voor het nieuwe jaar ingevuld.

  • (Optioneel) 30% regeling maximumwaarde: Voor werknemers die in in het huidige boekjaar een 30%-regel minimum fiscaal loon gedefinieerd hebben, wordt het maximum in het nieuwe boekjaar ingevuld (WNT norm).

  • Gedifferentieerde WGA- en ZW-percentages worden aangepast indien het bedrijf in het dashlet SVW tabel de standaardinstellingen heeft (bijvoorbeeld 0,5 x sectorale premie.

  • Als gediff. WGA wg = 0,5 * het sectorale premie en gediff. WGA wn = 0,5 * sectorale premie, dan worden voor  beide 0,5 x het sectorale premiepercentage ingevuld.
  • Als gediff. WGA wg = sectorale premie en gediff. WGA wn = 0, dan wordt voor de gediff. WGA wg het sectorale premiepercentage ingevuld.
  • Als gediff. WGA wg = 0,5 x sectorale premie en gediff. WGA flex wn = 0,5 x sectorale premie, dan worden voor de gediff. WGA flex wg en voor de gediff. WGA flex wn beide 0,5 x het sectorale premiepercentage ingevuld.
  • Als gediff. WGA wg = sectorale premie en gediff. WGA flex wn = 0, dan wordt voor de gediff. WGA flex wg het sectorale premiepercentage ingevuld.
  • Als Zw wg % = sectorale premie , dan wordt de Zw aangepast naar het nieuwe premiepercentage

Deze percentages worden automatisch gevuld op basis van een kleine werkgever. Voor middelgrote werkgevers dienen de percentages handmatig aangepast te worden volgens de waarden op de officiële beschikking.

       .    (Optioneel) Stop loonbeslagen met een saldo van € 0. Indien een medewerker een                               loonbeslag met een saldo van nul heeft vóór het draaien van de jaarovergang, kan deze                   middels de jaarovergang worden afgesloten.

Na het doorlopen van bovenstaande stappen verandert het actieve jaar van het bedrijf van het huidige boekjaar naar het nieuwe boekjaar. Indien je de wizard niet gebruikt, dienen bovenstaande instellingen handmatig aangepast te worden.


Belangrijk:

  • Als de Bedrijf SVW Instellingen die gelden voor het nieuwe boekjaar handmatig worden ingevuld voordat de jaarovergang wordt uitgevoerd, dan worden deze handmatig ingevoerde instellingen overschreven door de automatisch gegenereerde instellingen van de wizard.

  • Reeds vastgelegde mutaties in de Medewerker SVW en/of Loonheffing instellingen voor het nieuwe boekjaar, worden door het uitvoeren van de jaarovergang eveneens overschreven.

Aanbeveling: Voer de Jaarovergang Wizard altijd uit voordat u handmatige wijzigingen doorvoert in de SVW- en Loonheffing-instellingen voor het nieuwe jaar.

Uitvoeren van de Bedrijven Jaarovergang Wizard

Je kunt de Wizard op twee manieren starten door te navigeren naar:

  • Home > Acties
  • Instellingen > Acties

Het volgende invoer scherm verschijnt.

  • Selecteer de gewenste tag, debiteur, jaar en workflow.
  • Klik op Overzicht tonen.
  • Geef aan voor welke bedrijven je de jaarovergang wilt draaien; om alle bedrijven in één   keer  te selecteren klik je op Alles en klik op Volgende om verder te gaan.
  • Selecteer eventueel een of meerdere optionele actie(s) om uit te voeren (zie onderstaande afbeelding). Klik vervolgens op Jaarwissel om de jaarovergang definitief uit te voeren.

 

Indien je handmatig een afwijkend percentage bijzonder tarief op medewerkersniveau hebt ingegeven, wordt dit niet overschreven door de wizard. Dit percentage dien je handmatig te controleren en indien nodig aan te passen.

 

Error bij uitvoeren Jaarovergang

Het is mogelijk dat er één of meerdere foutmeldingen (errors) verschijnen tijdens het uitvoeren van de Jaarovergang. Hieronder vind je de meest voorkomende:

Fout: Jaarloon BT error

Als medewerkers  in het voorgaande jaar niet zijn verloond,  kan het Jaarloon BT (Bijzonder Tarief) niet automatisch worden gevuld

Advies: Vul bij deze medewerkers het Jaarloon BT handmatig in.

Fout: Werkkostenregeling error:

De WKR-instellingen zijn niet aanwezig.

Advies: Leg de WKR-instellingen alsnog vast per 1 januari in het voorgaande boekjaar en voer de jaarovergang opnieuw uit, Of leg de WKR-instellingen handmatig vast in het nieuwe boekjaar.

Let op! De jaarovergang wordt in geval van een error doorgaans gewoon uitgevoerd en afgerond.

TWK-correctie in voorgaand jaar ná uitvoeren Jaarovergang

Indien je na de jaarovergang nog aanpassingen in het voorgaand jaar moet doorvoeren, volg dan deze stappen:

  1. Hanteer de standaard stappen voor het draaien van een TWK-correctie in het voorgaande jaar.
  2. Na het uitvoeren van de run en eventueel de correctieaangifte, dien je het actieve jaar weer handmatig terug te wijzigen naar het huidige jaar.

Jaarovergang opnieuw doen

Het is mogelijk om de jaarovergang opnieuw te draaien, bijvoorbeeld als je een instelling bent vergeten mee te nemen. Volg de onderstaande stappen:

  1. Zet bij de Bedrijf Instellingen via Bewerken het actieve jaar terug.

  2. Voer de gewenste aanpassing(en) door.

  3. Draai de jaarovergang Wizard opnieuw.

Het is alleen mogelijk om instellingen (vinkjes) toe te voegen met een correctie-jaarovergang. Gegevens die met de eerdere jaarovergang zijn meegegaan kunnen niet worden verwijderd door bij de correctie-jaarovergang opties uit te vinken!

Jaarwerk Wizard (voor Accountants)

Naast de Jaarovergang Wizard per individueel bedrijf is er voor accountants ook een Jaarwerk Wizard beschikbaar.

  • Hiermee is het mogelijk om voor meerdere bedrijven tegelijk het jaarwerk zichtbaar te maken.
  • Deze wizard is eveneens toegankelijk via het Startscherm onder Acties.

Verlof bij de Jaarovergang

Indien je problemen ervaart met de verlofsaldi na de jaarovergang, raadpleeg dan de volgende punten:

  • Als je de jaarovergang inclusief het verlof hebt gedaan, is het niet meer mogelijk om dit met behulp van een nieuwe jaarovergang terug te draaien. Het overgezette verlof zal handmatig gecorrigeerd moeten worden.

  • Indien er ná het doen van de jaarovergang nog verlofopname en -opbouw wordt gedaan in het oude jaar, dan wordt dit NIET automatisch meegenomen naar het nieuwe boekjaar. Dit resulteert in een afwijkend saldo.

Mogelijke oplossingen

  • De jaarovergang opnieuw uitvoeren. Let op: als je al gegevens in het nieuwe boekjaar hebt gewijzigd, worden deze overschreven!!
  • Het verschil in verlof handmatig corrigeren (dit kan eventueel met een verlof-import). Zie verlof-import

FAQ's bij jaarovergang van 2025 naar 2026

Wanneer moet de Jaarovergang uitgevoerd worden?

Vraag Antwoord
Wanneer moet de jaarovergang uitgevoerd worden? De jaarovergang kan uitgevoerd worden zodra je als bedrijf er klaar voor bent en er geen mutaties meer in 2025 binnenkomen. Dit kan in de laatste week van december 2025, maar mag ook in januari 2026.
Kan de jaarovergang ook in januari gedaan worden? Ja, de jaarovergang kan zonder problemen in januari 2026 uitgevoerd worden.
Verspringt de periode automatisch na het draaien van de decemberrun? De periode verspringt wel, maar je kunt geen runs of interactieve stroken in 2026 bekijken als het actieve jaar niet op 2026 staat. Hiervoor moet je eerst de jaarovergang uitvoeren.

Verlofbeheer 2026

Waarom wordt afgeraden om verlof aan te vragen voor 2026 vóór de jaarovergang?

Wij raden dit af vanwege de volgende potentiële problemen:

  • Er is nog geen opbouw over 2026.

  • Het saldo van 2025 is nog niet doorgeschoven naar 2026.

  • De verlofinstellingen kunnen wijzigen, waardoor de berekening van de aanvraag niet hoeft te kloppen.

Als je ervoor kiest om dit wél te doen, moet je stilstaan bij deze potentiële gevolgen.

Vraag Antwoord
Wordt een negatief saldo verrekend met het nieuwe saldo na de jaarovergang? Ja, het negatieve saldo wordt uiteindelijk verrekend met het nieuwe saldo. Het probleem is dat dit tot verwarring kan leiden, omdat de opbouw en instellingen nog niet definitief zijn.
Is er een manier om verlofaanvragen voor 2026 te blokkeren? Nee, dat is technisch niet mogelijk. De oplossing is om vooraf duidelijk te communiceren met medewerkers en managers dat verlof voor 2025 ingediend kan worden, maar dat verlof voor 2026 pas in een later stadium (na de jaarovergang) aangevraagd kan worden.
Hoe werkt dat met de kerstvakantie die over het jaar heen gaat? Dit kan inderdaad onhandig zijn. Het advies blijft om vooraf duidelijk te communiceren wanneer verlof voor 2026 ingediend kan worden.

Nieuwe Code Verkoop Verlofuren

Vraag Antwoord
Welke code geldt bij de verkoop van verlofuren in 2026? De code incidentele inkomstenvermindering (O) voor het verkopen van verlofuren wordt bij twee urencodes automatisch toegepast. Deze zijn terug te vinden in het 'CashPayroll-aanpassingen 2026' artikel.

Navigatie in CashPayroll

Vraag Antwoord
Hoe kom ik bij bepaalde menu's? Alle menu-items waar je toegang toe hebt, zijn te bereiken via het hamburgermenu (de drie liggende streepjes) rechtsboven in de applicatie.