De flow van Activa

Afstappen van de ouderwetse ordners gevuld met papieren en een digitale werkwijze hanteren. Je houdt daardoor meer tijd over voor adviesverlening, andere diensten en extra klanten. Maar zo’n nieuwe werkwijze maakt het klassieke uurtje-factuurtje niet langer rendabel. Daarom hebben ze bij Activa de switch gemaakt naar een nieuw verdienmodel en daar hebben ze geen spijt van. Edwin Hokke, eigenaar van Activa administratiekantoor, vertelt waarom.

Zoveel mogelijk automatisch 

“Activa verzorgt voor MKB klanten de volledige administratie, en dat proberen we zoveel mogelijk te automatiseren. Er zijn natuurlijk nog klanten die hier ouderwets de mappen langsbrengen, maar we digitaliseren zo veel mogelijk, waarbij de bank gekoppeld is, klanten verkoopfacturen maken in de software, en facturen en bonnetjes insturen. Zo hebben we eigenlijk altijd de administratie up-to-date.” 

“De accountancyportal heeft ons hierin heel veel tijd gescheeld en we worden heel vrolijk van de klanten die we nu omzetten naar de 100% digitale administratie. In het begin heeft dat wel even wat aanlooptijd nodig per klant, om het in te stellen en het ze aan te leren, maar als het eenmaal werkt scheelt dat enorm veel tijd.” 

Het hele jaar in de flow 

“Het is daardoor het hele jaar wel druk, maar dan loopt het wel lekker en zitten we in de flow. Dat is ook een stukje opvoeden. Wij sturen continu de klanten, dus wij geven ze advies aan de hand van de administraties die we controleren, we doen de BTW aangiftes en uiteindelijk maken we de jaarcijfers op. En het belangrijkste is misschien wel dat we die daarna met de klant bespreken en daar eventueel advies op geven.” 

Vertrouwde software op een nieuwe manier

“Cash biedt ons de historie die dat mogelijk maakt. We werken vanaf het begin in 2001 met de software van Cash. Het is heel prettig om met Cash te werken en achteraf nog dingen te controleren en te wijzigen, dat maakt het voor ons heel makkelijk. En dat is zo vertrouwd dat we geen enkele andere software overwogen hebben. In al die jaren is er best veel veranderd, zeker op het gebied van digitaliseren, waar Cash wel een van de eersten was.” 

 “Wij hebben hierdoor een grote switch kunnen maken van uurtje factuurtje naar het aanbieden van pakketten. En we merken dat dat de klant tijd scheelt, ons tijd scheelt, en dat zie je terug in de prijzen ook. We kunnen eigenlijk meer klanten aan als dat we voorheen zonder het digitaliseren deden. Dat werkt gewoon zo goed dat we daar hele aantrekkelijke pakketten kunnen maken, dus met de cashflow gaat het wel prima.”