Inkoopmutaties verwerken
Verwerk jij de inkoopmutaties van je groothandel nog in spreadsheets? Dan ben je lang niet de enige. Uit onderzoek blijkt dat een aanzienlijk deel van de ondernemers nog steeds met Excel of een soortgelijk programma werkt om de financiële administratie bij te houden.
Je weet ongetwijfeld dat dit niet ideaal is, maar verandering is spannend en het implementeren van boekhoudsoftware kost tijd, geld en energie. De kans is groot dat je dit herkent en dat je daardoor al een paar jaar aanhikt tegen de overstap naar een boekhoudprogramma voor je groothandel. Dit geldt zeker als je digitaal niet heel vaardig bent en al jaren op dezelfde vertrouwde manier werkt.
Waarom spreadsheets niet meer van deze tijd zijn
Bij Cash spreken we dagelijks met ondernemers die hier tegenaan lopen. Ze merken dat het verwerken van inkoopmutaties veel tijd kost en gevoelig is voor fouten, maar ze zien op tegen het automatiseren hiervan. In dit blog leggen we je uit waarom dit toch een goede en vooral belangrijke keuze is.
1. Er gaat kostbare tijd verloren
Wanneer je je inkoopmutaties handmatig verwerkt, ben je veel tijd kwijt aan het invoeren, toewijzen en verwerken van gegevens. Je bent hier op jaarbasis al gauw zo’n vier fulltime weken aan kwijt. Door dit proces te automatiseren, speel je dus zo’n 100 tot 140 uur per jaar vrij om te werken aan innovatie en strategie. Hierdoor werk je niet alleen in je bedrijf, maar ook aan je bedrijf.
2. De kans op fouten is groot
Hoe secuur je ook werkt: een fout zit in een klein hoekje. Zeker wanneer je facturen en bonnetjes verwerkt die elk op een andere manier geboekt en verwerkt moeten worden. Je krijgt immers te maken met verschillende btw-tarieven, betaaltermijnen en grootboekrekeningen.
Een foutje is niet erg, denk je misschien, maar hoe meer fouten je maakt, hoe groter de kans dat je in de problemen komt met crediteuren, werknemers of de Belastingdienst. Ook loop je het risico dat je cashflow niet langer klopt en dat je hierdoor verkeerde financiële inschattingen maakt voor de toekomst.
3. Je mist inzicht in je cashflow
Je kunt je bedrijf pas financieel gezond houden wanneer je kasstromen real-time inzichtelijk en up-to-date zijn. Wanneer je je inkoopmutaties handmatig verwerkt, is dit nagenoeg onmogelijk. Je loopt altijd achter de feiten aan en kunt geen volledig betrouwbare forecasts, begrotingen en budgetten opstellen.
Een nieuwe manier van inkoopmutaties verwerken
Wil je tijd besparen op het verwerken van bonnen en facturen? En wil je voorkomen dat je onnodige fouten maakt? Dan is automatisch boekhouden je beste keuze. Dat klinkt spannend, want je geeft een deel van de controle uit handen, maar dankzij de slimme tools die vandaag op de markt zijn, hoef je niet bang te zijn dat dit fout gaat.
Een goed voorbeeld van zo’n tool is Cash, een ERP-systeem dat meedenkt met je wensen en meegroeit met je dromen. Dankzij Cash komen al je boekhoudkundige processen samen in één gebruiksvriendelijke flow. Van salarisadministratie tot voorraadbeheer, van prognoses tot planning en benchmarking, en van facturering tot vergoeding en terugbetaling.
