Stop met strafwerk
Weet je nog dat je vroeger strafwerk moest schrijven? Honderd keer dezelfde regel opschrijven, net zolang tot je hand ervan verkrampte. Nu je volwassen bent, is dat gelukkig niet meer aan de orde… of toch wel?
Geloof het of niet, maar veel accountants maken dagelijks strafwerk. En het handmatig verwerken van facturen en transacties is daar misschien wel het beste voorbeeld van. De gevolgen daarvan zijn groter dan je denkt. Handmatig boekhouden verhoogt het risico op menselijke fouten, kost je zo’n 200 uur aan onnodig werk per jaar en leidt tot een beperkt inzicht in je cashflow. Wij zeggen: stop met strafwerk en start met de automatisering van je boekhouding.
Handmatig boekhouden is niet meer van deze tijd
Als accountants- of administratiekantoor ken je het belang van financiële automatisering. Maar wist je dat lang niet elke accountant hier gebruik van maakt? Sommige kantoren werken zelfs nog met spreadsheets. Een veelgehoorde reden is dat ze dit gewend zijn en het prettig vinden werken.
Prettig werken of niet; de handmatige verwerking van facturen en transacties is niet meer van deze tijd. Zeker niet nu er boekhoudsoftware op de markt is waarmee je met gemak een halve dag per week tijd bespaart. Dankzij automatisering bespaar je tijd en maak je ruimte vrij om nieuwe klanten aan te nemen.
1. Het gaat vaker fout dan je denkt
Keer op keer blijkt uit onderzoek dat het handmatig verwerken van facturen en transacties gevoelig is voor menselijke fouten. De gevolgen daarvan zijn niet mals. Het kost veel tijd om deze fouten op te lossen en het leidt tot een slordige en inaccurate administratie. Dit levert problemen op met debiteuren en de Belastingdienst, maar maakt het ook lastig om betrouwbare begrotingen en forecasts op te stellen.
2. Het kost onnodig veel tijd en moeite
Handmatig boekhouden leidt per week tot zo’n vier uur extra werk voor financieel medewerkers. Er gaat dus wekelijks een halve dag verloren aan taken die ook prima geautomatiseerd kunnen worden. Op jaarbasis komt dat volgens onderzoek al gauw neer op zo’n 200 uur tijdverlies.
Dit zijn uren die je als accountant veel beter kunt besteden aan zaken die er écht toe doen. Denk aan het proactief adviseren van klanten en relaties. Ook neemt dit een hoop moeite en hoofdpijn weg. Door repetitieve taken te automatiseren, maak je tijd vrij voor het werk waarmee je écht het verschil maakt.
3. Het biedt geen realtime inzicht
Wanneer je facturen en transacties handmatig verwerkt, loop je altijd achter op de actualiteit. De financiële data die je tot je beschikking hebt, is per definitie verouderd en je mist realtime inzicht in de kasstromen. Ook kun je geen actuele dashboards opstellen waarmee je de financiële gezondheid van je klant inzichtelijk maakt.
Omdat je geen realtime inzicht in de cashflow hebt, is het lastig om betrouwbare financiële data te verkrijgen. Het opstellen van forecasts en begrotingen is daardoor deels berust op vermoedens en nattevingerwerk. Dat is zonde en bovendien onnodig, want dankzij automatisering maak je van forecasting een eenvoudige wetenschap.
Administratie automatiseren: hoe pak je dat aan?
Je weet nu wat de nadelen en gevaren zijn van het handmatig verwerken van facturen en transacties. Maar wat is de oplossing? Het antwoord daarop is eenvoudig: automatiseer je boekhoudkundige werkzaamheden door gebruik te maken van software.
Boekhoudsoftware automatiseert een groot deel van je financiële administratie, waardoor je tijd bespaart, fouten minimaliseert en realtime inzicht krijgt in de inkomsten en uitgaven van je klanten.
De vraag is nu: hoe kies je de juiste software? En aan welke voorwaarden moet die software voldoen om jouw kantoor naar een hoger niveau te tillen? Het stappenplan hieronder helpt je op weg.
1. Stel voorwaarden op voor je kantoor
Elk kantoor heeft andere voorkeuren op het gebied van automatisering. Als je grote logistieke organisaties ondersteunt, wil je een softwarepakket waarin ook de administratie van het magazijnbeheer is opgenomen. En als je voor kleinere klanten werkt, kies je liever voor een softwarepakket waarin de focus ligt op facturering, financieel projectmanagement en urenverantwoording.
Voordat je een softwarepakket kiest, is het verstandig om goed na te denken over de voorwaarden die op jouw klanten van toepassing zijn. Maak een lijst met automatiseringsvoorwaarden waarvan je zeker weet dat ze jou en je klanten verder helpen. Gebruik deze lijst als richtlijn voor je keuze.
2. Kies een boekhoudpakket dat aan je voorwaarden voldoet
Nu je een lijst met voorwaarden hebt voor automatisering, kun je op zoek naar de boekhoudsoftware die daarbij past. Er zijn meerdere softwarepakketten op de markt, dus de keuze is veelzijdig. Sommige pakketten zijn speciaal ontwikkeld voor kleine administratieve kantoren, andere voor grote accountantskantoren.
Zoek je een schaalbaar softwarepakket waarmee je kunt groeien op een manier die bij jou past? En wil je zelf kiezen welke taken je automatiseert en welke taken je liever handmatig verwerkt? Dan is Visma Cash een goede keus. Dit ERP-systeem biedt moderne en eigentijdse automatisering voor boekhouden, handel, productmanagement en loonadministratie. Het doel: de flow van jouw kantoor verbeteren en je zakelijke processen soepeler laten verlopen.
Dankzij Cash breng je cashflow in je business en blijft je kantoor constant in beweging. Dit biedt continuïteit en leidt tot groei op alle denkbare niveaus. Voor jezelf en je team, maar ook voor de klanten die aan je organisatie verbonden zijn.
3. Verdiep je goed in de functionaliteiten
Veel kantoren werken met een boekhoudpakket, maar maken gebruik van slechts een klein deel van de functionaliteiten. Ze denken dat hun boekhouding nu geautomatiseerd is, maar laten veel kansen liggen. Om dat te voorkomen, raden we je aan om je goed te laten informeren over de mogelijkheden van de software die je aanschaft. Je kunt hier vaak veel meer mee dan je denkt, ook op het gebied van tijdbesparing.
4. Betrek werknemers bij de onboarding van de software
Een nieuw softwarepakket heeft professionele onboarding nodig binnen je organisatie. Dat wil zeggen dat je de software aan je kantoor introduceert en andersom. Dit bereik je door de software goed in te richten – bijvoorbeeld met behulp van een consultant – en je personeel te trainen in hoe deze software werkt. Hierdoor weten medewerkers welke mogelijkheden de software biedt en hoe ze hier optimaal gebruik van maken.
Klaar met handmatig werk? Ontdek Cash
Geen handmatige, repetitieve taken meer, maar werken aan wat er écht toe doet. Het kan met Cash. Cash helpt je groeien op een manier die bij jouw kantoor past. En hoe je dat doet, bepaal je helemaal zelf. Wil de klant volledig ontzorgd worden? Of wil die een deel van de administratie zelf in handen houden? Dankzij Cash kiezen jij en je klant de workflow die het beste bij jullie past.
