Risico op een datalek
De AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) geldt sinds 2018 voor de Europese Unie. Deze privacywet stelt dat iedereen die persoonsgegevens verwerkt hier verantwoordelijk en zorgvuldig mee om moet omgaan. Sinds de invoering van de AVG gaat zo’n 64% van de jaarlijkse datalek meldingen over persoonsgegevens die zijn terechtgekomen bij de verkeerde ontvanger. Je loopt dus een groot risico als je loonstroken via de post of mail deelt.
Loonstroken staan vol met persoonsgegevens. Denk hierbij aan een volledige naam, geboortedatum, adres, rekeningnummer en BSN. Dit is meer dan genoeg informatie om bijvoorbeeld identiteitsfraude mee te plegen. Het is daarom ontzettend belangrijk dat deze informatie alleen zichtbaar is voor de bedoelde ontvanger.
Ongeluk zit in een klein hoekje
Toch komt het veel voor dat loonstroken via de mail worden gedeeld. Het is eenvoudig in gebruik, sneller dan traditionele post en duurzamer dan papier. Dat een ongeluk in een klein hoekje zit wordt hierbij vergeten. Een typfout in het e-mailadres of het verkeerde label op een envelop; je hoeft maar een paar seconden afgeleid te zijn en het kan mis gaan.
Ook als je oplettend bent en goed controleert of de juiste loonstrook naar de juiste persoon gaat, kan het mis gaan. Reguliere mail is namelijk niet versleuteld en is zichtbaar voor de e-mailprovider. Ook kunnen cybercriminelen eventueel toegang krijgen tot jouw mail als deze niet is versleuteld.
Bescherm jouw personeel en jezelf
Jij hebt zelf in handen hoe zorgvuldig je omgaat met de persoonsgegevens van jouw personeel. Door deze op een veilige manier met hen te delen, verklein je de kans dat er privacygevoelige gegevens in verkeerde handen vallen. Zo bescherm je jouw personeel tegen gegevensmisbruik.
Maar een datalek kan ook gevolgen hebben voor jouw onderneming. Jouw reputatie als werkgever staat op het spel, en ook klanten kunnen zich afvragen of hun gegevens wel veilig zijn bij jou. Daarnaast maak je kans op een flinke boete door je niet aan de AVG te houden.
Loonportal
Gelukkig is er een alternatief. Het delen van loonstroken met de Loonportal is net zo makkelijk als het delen via de mail, maar wel een stuk veiliger. Het gebruik van een Loonportal verlaagt de risico’s, en voorkomt problemen door volledig AVG-proof te werken. Jouw personeel kan hier inloggen om hun loonstroken in te zien en eventueel te printen.
De Loonportal van Cash is een gesloten online circuit waar je loonstroken op een veilige manier tussen salarisverwerker, werkgever, en werknemer kunt delen. De data wordt via een veilige verbinding verstuurd en komt door het uitgebreide rechtenbeheer alleen terecht bij de juiste ontvanger.
