Inkoopproces automatiseren
Door je inkoopproces te automatiseren, is je voorraad altijd up-to-date, bespaar je tot wel 7% op indirecte uitgaven en blijft er meer tijd over voor strategie en innovatie. In dit blog leggen we je uit hoe je slimmer inkoopt dankzij automatisering en wat hier de voordelen van zijn.
Hoe maak je je inkopen slimmer?
Bij bijna alle groothandels staat het hoog op de agenda: het verslimmen van het inkoopproces. Toch blijkt dat veel groothandels hier niet of slechts ten dele mee aan de slag gaan. Dat komt omdat er bij deze vorm van verandermanagement een hoop komt kijken. Voor veel ondernemers wordt dit al gauw te complex, waardoor het plan om te automatiseren steeds weer vooruit wordt geschoven.
Om je meer inzicht te geven in het verslimmen en automatiseren van je inkoop, bieden we je in dit blog een duidelijk stappenplan. Je kunt hier vandaag nog mee aan de slag en zet zo de eerste stappen richting een nieuwe digitale werkwijze waarmee je jouw groothandel naar een hoger niveau brengt.
In 4 stappen naar inkoopautomatisering
Om je inkopen te automatiseren, is het allereerst belangrijk om het proces hierachter te ontleden. Je kunt binnen het inkoopproces van je groothandel spreken van drie niveaus:
- Strategisch niveau – strategie en structuur achter het inkoopproces
- Tactisch niveau – marktgerichte activiteiten en het contact met leveranciers
- Operationeel niveau – inkopen, bestellingen en bijbehorende logistiek
Om je inkopen slimmer te maken, dien je op elk van deze drie niveaus optimalisaties door te voeren. Je ontdekt hieronder in vier stappen hoe je dat aanpakt.
1. Breng je huidige inkoopprocessen in kaart
Als groothandel werk je met complexe en veelzijdige inkoopprocessen. Om deze processen te verslimmen en te automatiseren, moet je deze eerst goed in kaart brengen. Dat bereik je door een overzicht te maken van je leveranciers, producten en alle bijbehorende informatie, waaronder inkoopprijzen, leveringen, leveringstijden, opslag, IT-services en contact- en stakeholderinformatie. Nadat je deze inkoopprocessen in kaart hebt gebracht, is het een stuk eenvoudiger om deze in een ERP-systeem te plaatsen en deels of zelfs geheel te automatiseren.
Een belangrijk voordeel hiervan is dat je dankzij het in kaart brengen van je inkoopprocessen een beter beeld krijgt van je marges en de invloed daarvan op je kasstromen. Je kunt op basis hiervan bepalen welke leveranciers en producten bijdragen aan een positieve cashflow en welke daar juist aan afdoen. Dit helpt je om gezonde financiële beslissingen te nemen.
2. Kies een professioneel ERP-systeem en richt het in
Nu je een goed beeld hebt van je inkoopprocessen en de details daarvan, kun je deze implementeren in een professioneel ERP-systeem. ERP is de afkorting van Enterprise Resource Planning en is bedoeld om bedrijfsprocessen binnen je organisatie te automatiseren en te verbinden.
Een goed voorbeeld daarvan is het koppelen van data omtrent inkoop en voorraden. Je weet hierdoor precies wat je voorraad is en welke inkoop je op welk moment moet doen om leveringszekerheid te bieden aan je klanten. Dit verhoogt je productiviteit en bespaart een hoop tijd en handmatig werk. Ook verkleint het de kans op menselijke fouten.
Het grote voordeel van een ERP-systeem is dat al je gegevens in één centrale database worden beheerd. Je hebt hierdoor geen dubbel invoerwerk meer en krijgt optimaal inzicht in je inkoop-, verkoop- en logistieke processen.
3. Implementeer je nieuwe werkwijze in de organisatie
Nu je je ERP-systeem hebt ingericht, is het tijd om dit in je organisatie te implementeren. Zorg dat je je personeel vooraf goed traint en voorbereid, zodat ze precies weten hoe het systeem werkt en wat er van hen wordt verwacht. Je voorkomt hiermee dat de continuïteit binnen je organisatie wordt verstoord en dat klanten en leveranciers hier last van ondervinden.
Veel softwareontwikkelaars die ERP-systemen verkopen, bieden trainingen aan om hier wegwijs in te raken. Ook veel accountants die ERP-systemen gebruiken, helpen klanten hier stapsgewijs mee op weg.
4. Ga aan de slag met forecasting en dashboarding
Dankzij je ERP-systeem kun je je inkopen optimaliseren en inzichtelijk maken. Je werk wordt hierdoor beduidend eenvoudiger. Toch is dit niet de enige mogelijkheid die een ERP-systeem biedt. Dankzij het centrale beheer van je inkoopdata, is het ook mogelijk om strategische voorspellingen te maken en je cashflow gezond te houden.
Om hier optimaal van te profiteren, is het raadzaam om regelmatig een prognose te maken op basis van de data die je in je ERP-systeem hebt staan. Dankzij forecasting kun je doelgericht sturen op KPI’s en strategische groei bewerkstelligen. Je werkt daardoor niet alleen in je bedrijf, maar ook aan je bedrijf.
Een goed ERP-systeem beschikt ook altijd over een digitaal dashboard. Hierop wordt alle financiële informatie inzichtelijk gemaakt. Je ziet zo precies wat je inkomsten en uitgaven zijn, welke groei je hebt gegenereerd en welke kostenposten en inkomensbronnen je in de nabije toekomst kunt verwachten.
Cash brengt jouw inkoopproces in beweging
Cash biedt een volwaardig en modulair ERP-systeem voor het automatiseren van je volledige inkoopproces. Het doel: jouw groothandel in beweging brengen op het gebied van mensen, voorraad, geld en machines. Dankzij Cash breng je flow aan in je business en krijg je eindelijk grip op je inkopen, je voorraadbeheer, je salarisadministratie en nog veel meer.
