Proforma loonstrook: Wat is het en hoe maak je er een?

Voor nieuwe medewerkers of werknemers die een nieuw contract aangaan, kan het waardevol zijn om een voorbeeld van hun aankomende loonstrook te ontvangen. Met een proforma loonstrook kan dit eenvoudig gerealiseerd worden. Maar wat is een proforma loonstrook precies? Waarvoor wordt dit gebruikt? En hoe maak je er zelf een?

Een proforma loonstrook of proefloonstrook, is een conceptversie van de loonstrook die werkgevers aan werknemers verstrekken. Het wordt vooral gebruikt voor informatieve doeleinden of als voorbeeld van hoe de definitieve loonstrook eruit zal zien. In tegenstelling tot een reguliere loonstrook, die de precieze betalingen en inhoudingen voor een bepaalde loonperiode weergeeft, is de proforma loonstrook een simulatie.

Alhoewel de proefloonstrook een conceptversie is, bevat deze vaak belangrijke onderdelen die eveneens op een reguliere loonstrook te vinden zijn. Enkele van deze onderdelen zijn:

• Bruto- en nettoloon
• Belastingen en premies
• Loonheffingen
• Sociale verzekeringsbijdragen
• Overuren en toeslagen
• Vakantiedagen of vakantiegeld

Een proefloonstrook wordt vaak gebruikt om werknemers vooraf te informeren over hun financiële situatie voordat de werkelijke betaling plaatsvindt. Dit geeft hen de gelegenheid om fouten of afwijkingen op te sporen en deze tijdig onder de aandacht van hun werkgever te brengen. Daarnaast fungeert een proforma loonstrook als een hulpmiddel bij het plannen van budgetten en financiële doelen. Met een overzicht van hun verwachte inkomsten en uitgaven kunnen werknemers weloverwogen beslissingen nemen over hun persoonlijke financiën.

Er zijn meerdere redenen waarom werkgevers ervoor kiezen om hun werknemers een proforma aan te bieden:

Nieuwe baan
Bij het accepteren van een nieuwe functie kan een werkgever een proforma loonstrook aanbieden om de werknemer inzicht te geven in het verwachte salaris en de bijbehorende inhoudingen. Dit helpt nieuwe medewerkers te begrijpen wat zij precies kunnen verwachten qua inkomen en aftrekposten.

Loonsverhoging
Wanneer er sprake is van een salarisverhoging, kan de werkgever proforma loonstroken verstrekken om de werknemer te informeren over de nieuwe loonstructuur en het aangepaste nettosalaris. Dit geeft duidelijkheid over het effect van de loonsverhoging op het uiteindelijke loon.

Wijzigingen in arbeidsvoorwaarden
Indien er veranderingen zijn in de arbeidsvoorwaarden, zoals de aanpassing van secundaire arbeidsvoorwaarden of het toevoegen van nieuwe voordelen, kan een proefloonstrook helpen om deze wijzigingen te verduidelijken. Zo krijgt de werknemer een compleet beeld van hoe deze veranderingen hun salaris zullen beïnvloeden.

Belastingwijzigingen
Bij veranderingen in belastingtarieven of -regelingen kan een proforma loonstrook dienen als hulpmiddel om werknemers te laten zien hoe deze aanpassingen hun salaris zullen beïnvloeden. Hierdoor blijven werknemers goed geïnformeerd over hun financiële situatie.

Met Cash Payroll kun je als salarisspecialist eenvoudig een proforma loonstrook maken. Volg deze stappen om aan de slag te gaan:

1. Verzamel essentiële gegevens: Start met het bijeenbrengen van alle benodigde informatie, waaronder het bruto salaris, eventuele bonussen en toeslagen, en inhoudingen zoals belastingen en sociale premies. Vergeet niet om ook gegevens over andere relevante factoren, zoals pensioenbijdragen of verzekeringspremies, mee te nemen die van invloed kunnen zijn op de uiteindelijke loonberekening.
2. Maak een nieuwe proforma aan: Op bedrijfsniveau kun je een nieuwe proforma loonstrook aanmaken op basis van een bestaande medewerker of een default medewerker. Door een bestaande medewerker te kopiëren kun je bijvoorbeeld gemakkelijk laten zien wat de impact van een loonsverhoging of verandering van de arbeidsvoorwaarden is.
3. Opmaak van de loonstrook: Gebruik de interactieve loonstrook om eenvoudig je proefloonstrook op te maken. Zorg ervoor dat alle belangrijke informatie is opgenomen, inclusief eventuele aanvullende details zoals vakantiedagen en toeslagen.
4. Controleer en corrigeer: Voer een zorgvuldige controle uit op de proforma loonstroken om eventuele fouten of afwijkingen te detecteren. In de interactieve loonstrook wordt dit realtime uitgevoerd via de run controle.
5. Distributie aan werknemers: Nadat de proforma loonstrook zorgvuldig is samengesteld en gecontroleerd, kan deze aan de desbetreffende werknemer worden verstrekt voor informatieve doeleinden.

Door deze stappen toe te passen, kunnen werkgevers een duidelijke en nauwkeurige proforma loonstrook maken die werknemers ondersteunt in het begrijpen van hun financiële situatie. Dit instrument speelt een belangrijke rol in het waarborgen van transparantie en het verbeteren van de communicatie binnen de organisatie. Het draagt ook bij aan het opbouwen van vertrouwen door werknemers heldere inzage te geven in hun loon en bijkomende zaken.