Automatisch facturen inboeken, hoe zit dat?

Automatisch inboeken wordt steeds gebruikelijker. Het idee is eenvoudig genoeg: je stuurt een factuur in en deze wordt automatisch in de boekhouding verwerkt. Je hoeft niet langer alle gegevens handmatig in te voeren en na een snelle controle is de factuur geboekt. Maar wat zijn de verschillende mogelijkheden? En hoe werkt het precies? Of je nu wel of geen UBL facturen ontvangt, een PDF of een bonnetje wilt inboeken, we leggen het je graag uit. 

3 manieren om facturen in te boeken

Bij Cash zijn er drie manieren om facturen in te boeken.

1. Een UBL factuur 

Dit is een factuur die je per mail krijgt en bestaat uit een PDF-bestand (.pdf) met een extra XML-bestand (.xml). Je kunt deze mail doorsturen naar jouw unieke administratiepostbus om automatisch, eventueel na fiattering te boeken in Cash. Je stelt zelf in of de facturen eerst gefiatteerd moeten worden. Het is ook mogelijk om het unieke e-mailadres van jouw administratiepostbus door te geven aan jouw leverancier zodat je er helemaal geen omkijken meer naar hebt. 

2. Een PDF factuur 

Wanneer je de factuur alleen in PDF format hebt ontvangen, of deze zelf hebt gescand en opgeslagen als PDF, kun je deze ook mailen naar jouw unieke administratiepostbus. Je kunt vervolgens uit twee smaken kiezen. 

Als je gebruik maakt van de UBL-koppeling wordt de PDF automatisch omgezet in een UBL en wordt deze direct geboekt in Cash. Dit gebeurt volledig op de achtergrond. Als je geen gebruik maakt van de UBL koppeling moet de factuur handmatig geboekt worden. Je gebruikt hiervoor onze splitscreen functie waarbij je de PDF naast het boekingsscherm ziet zodat je de factuur makkelijk kunt inboeken. 

3. Een papieren factuur of een bonnetje

Het komt natuurlijk nog wel eens voor dat je een papieren factuur ontvangt. Dan komt de CashApp goed van pas. Via de app maak je eenvoudig een foto van een factuur of bon en wordt deze direct naar de administratie gestuurd en automatisch verwerkt.