Automatiseren is een must
Voor veel kleine accountants- en administratiekantoren is het automatiseren van de boekhouding een vanzelfsprekendheid. Toch blijkt uit cijfers dat lang niet elk kantoor hier optimaal gebruik van maakt. Veel kantoren verrichten nog veel handmatig en repetitief werk.
Voor ondernemers in andere sectoren geldt dit des te meer. Uit onderzoek blijkt dat maar liefst één op de vijf ondernemers gebruikmaakt van spreadsheets voor hun financiële administratie. Het percentage ondernemers dat wél gebruikmaakt van boekhoudsoftware, benut de functionaliteiten van deze software vaak onvolledig.
Voor jouw accountants- of administratiekantoor ligt hier een belangrijke kans. Door gebruik te maken van automatiseringssoftware, kun je klanten helpen om tijd te besparen, meer inzicht te krijgen in de cashflow en de kans op menselijke fouten te verkleinen. Dit levert je kantoor nieuwe kansen op, zowel op strategisch als op commercieel gebied.
5 redenen om de boekhouding te automatiseren
De wereld digitaliseert razendsnel. Waar we een paar jaar geleden nog dachten dat de grootste ontwikkelingen achter ons lagen, zien we nu dat algoritmes en kunstmatige intelligentie (AI) het bedrijfsleven op zijn kop zetten. Ook jouw klanten moeten mee met de tijd, want als ze eenmaal achter de feiten aanlopen, is de wedstrijd verloren.
Gelukkig is er een manier om weer op kop te lopen, en dat is automatisering. Dat geldt op allerlei gebieden, maar zeker op het gebied van financiële administratie. Aan de hand van vijf overtuigende voorbeelden leggen we je hieronder uit hoe boekhoudautomatisering de workflow tussen jou en je klanten verbetert.
1. Minder risico op menselijke fouten
Boekhouders en accountants staan bekend om hun consciëntieuze werkwijze. Ze zijn goed met cijfers, hebben oog voor detail en beschouwen secuur werken als hun tweede natuur. Weinig kans op fouten… toch? De werkelijkheid is helaas anders. Uit onderzoek blijkt dat maar liefst 20% van de handmatig opgestelde uitgavenrapporten fouten bevat. Veel van deze fouten worden niet opgelost, maar over het hoofd gezien. Dat levert problemen op met de cashflow, het opstellen van forecasts en soms zelfs met de Belastingdienst.
Handmatige fouten in de boekhouding beperken zich niet tot enkel uitgavenrapporten. Er worden ook veel fouten gemaakt bij het verwerken van declaraties, facturen en andere administratieve taken. Denk bijvoorbeeld aan het categoriseren en labelen van zakelijke uitgaven zoals reiskosten, kantoorbenodigdheden en marketingsoftware.
Door de boekhouding te automatiseren, wordt de kans op menselijke fouten minimaal. Dankzij boekhoudsoftware kun je de financiële gegevens van je klanten automatisch invoeren en voorkom je typ- en denkfouten. De financiële administratie wordt hierdoor een stuk betrouwbaarder en je dienstverlening verbetert.
2. Jaarlijks tot 200 uur tijd besparen
Uit onderzoek blijkt dat accountants en boekhouders jaarlijks zo’n 200 uur kwijt zijn aan handmatige boekhoudtaken. Al die uren kunnen worden bespaard door de financiële administratie te automatiseren. Hierdoor speel je per week maar liefst één dagdeel vrij. Dat gaat om vier uren waardevolle arbeid.
Kun je je voorstellen wat de positieve impact daarvan is? Het biedt je kantoor de kans om eindelijk te werken aan de zaken die er écht toe doen, zoals het proactief adviseren en strategisch ondersteunen van je klanten.
3. Realtime inzicht in je zakelijke uitgaven
Om de cashflow te beheren, heb je realtime inzicht nodig in de inkomsten en uitgaven. Liefst in de vorm van een overzichtelijk dashboard. Wanneer je de boekhouding handmatig verwerkt, is deze realtime data niet beschikbaar. Je loopt altijd achter op de actualiteit en mist daardoor het overzicht om strategische beslissingen te maken.
Wanneer je de boekhouding van je klanten automatiseert, zijn de kasstromen altijd up-to-date en kunnen deze op elk gewenst moment worden ingezien. Vaak kan dit middels een overzichtelijk dashboard waarin je precies ziet wat de inkomsten en uitgaven zijn, tot welke categorieën die behoren en welke mogelijkheden dit biedt.
4. Betrouwbare begrotingen en forecasts
Dankzij automatisering krijg je realtime inzicht in de cashflow. Het opstellen van betrouwbare begrotingen wordt hierdoor een stuk eenvoudiger. Je weet immers precies of je een positieve of negatieve cashflow hebt en wat dit betekent voor toekomstige budgetten.
De realtime data die je dankzij automatisering verkrijgt, biedt je ook de kans om betrouwbare prognoses op te stellen. Dankzij automatisering kan van forecasting een statische wetenschap worden gemaakt. Je beschikt over 100% accurate data waar je de financiële strategie voor het volgende kwartaal met een gerust hart op kunt baseren.
5. Veranderende rol voor boekhouders en accountants
Het stereotype van de boekhouder die elke dag met z’n neus in de cijfers zit, is allang niet meer van toepassing. Dankzij automatisering spelen boekhouders, accountants en financieel medewerkers eindelijk voldoende tijd vrij om zich te richten op de zaken die écht het verschil maken.
Die veranderende rol zie je overal terug. Bij grote accountants, maar ook bij kleine administratiekantoren. Accountants en boekhouders krijgen dankzij automatisering volop de ruimte om hun stakeholders proactief te adviseren en mee te denken over de financiële strategie. Ze maken zich hierdoor op een geheel nieuwe manier onmisbaar voor de klant.
Boekhouding automatiseren?
Cash is dé automatische boekhoudsoftware voor kleine kantoren. Dankzij Cash bespaar je tijd, voorkom je menselijke fouten en maak je de cashflow optimaal inzichtelijk. Cash helpt jou en je klant om te groeien op een manier die bij jullie past.
Schaalbaarheid staat daarin centraal en je kiest zelf op welke manier je de samenwerking inricht. Zo kunnen klanten hun boekhouding volledig aan jouw kantoor uitbesteden, maar ook een deel van de administratie zelf in handen houden.
