Boekhouding automatiseren
Bijna elke ondernemer krijgt te maken met aangifte-stress. Want is de cashflow van het bedrijf wel up-to-date? En worden er geen zaken over het hoofd gezien? Als je geen hoofdpijndossier wilt maken van je belastingaangifte, is het stroomlijnen en automatiseren van je boekhouding een belangrijke eerste stap.
4 simpele tips om aangifte-stress te voorkomen
Er zijn vandaag de dag talloze tools op de markt waarmee je je boekhoudkundige processen van een betere flow kunt voorzien. Met de 4 tips hieronder kun je vandaag nog aan de slag om aangifte-stress te voorkomen en meer controle te krijgen over je cashflow.
1. Stel een onkostenbeleid op voor je bedrijf
Niets is zo vervelend als een onvoorspelbare cashflow. Door een onkostenbeleid op te stellen voor je werknemers, maak je je kasstromen beter inzichtelijk.
De kans is groot dat je onderneming al over een onkostenbeleid beschikt, maar dat dit beleid verouderd is of ergens ligt te verstoffen in een lade. Wij raden je aan dit onkostenbeleid af te stoffen en te actualiseren, of desnoods een nieuw beleid te schrijven. Dat biedt grote voordelen voor je boekhouding. Dankzij een onkostenbeleid weten werknemers precies wat ze waaraan mogen uitgeven. Dit voorkomt onzekerheid, vereenvoudigt het declaratieproces en maakt je uitgaven voorspelbaarder.
Categoriseren en labelen
Dankzij een onkostenbeleid kun je je zakelijke uitgaven eenvoudig categoriseren en van de juiste labels voorzien. Voorbeelden van uitgavencategorieën zijn reis-, lunch- en abonnementskosten. Het invoeren en verwerken van zakelijke onkosten in je boekhoudsysteem wordt hierdoor een fluitje van een cent.
Wij raden je aan om de uitgaven van je personeel onder te brengen in vier categorieën:
- Reizen (vliegtickets, hotels, autoverhuur etc.)
- Transport (parkeerkosten, kosten voor OV, benzinekosten etc.)
- Voedsel (zakelijke lunches, maaltijden etc.)
- Kantoorbenodigdheden (softwareabonnementen, hardware, bureaustoelen etc.)
Breng de regelgeving in kaart
Om een professioneel onkostenbeleid op te stellen, is het nodige voorwerk nodig. Zorg daarom dat je vooraf in kaart brengt wat de regelgeving is rondom zakelijke uitgaven. Zo weet je precies welke kosten aftrekbaar zijn en welke niet. Ook weet je hierdoor of je uitgaven over een langere periode moet afschrijven of dat je deze in één keer kunt aftrekken.
Betrek je werknemers bij het beleid
Ons advies is om je onkostenbeleid simpel en doeltreffend te maken en om je werknemers hier actief bij te betrekken. Zorg dat ze over een digitale versie van het onkostenbeleid beschikken en dat ze daar altijd en overal toegang toe hebben, ook wanneer ze onderweg zijn. Maak het onkostenbeleid ook onderdeel van de onboarding van nieuw personeel. Zo weet je zeker dat de neuzen dezelfde kant op staan.
2. Automatiseer je declaraties met betaalkaarten
Het handmatig verwerken van declaraties kost veel tijd. De praktijk leert dat hier vaak fouten in worden gemaakt. Bonnetjes raken kwijt, het is niet duidelijk wie welke betaling heeft gedaan en sommige declaraties worden überhaupt niet ingediend, omdat medewerkers niet als vrekkig willen overkomen. Uit onderzoek van fintech-multinational Pleo blijkt dat Nederlandse werknemers per jaar maar liefst 329 miljoen euro mislopen door het niet indienen van declaraties. Dat is een schrikbarend bedrag.
Ook kunnen terugbetalingen vanuit de werkgever soms weken duren, waardoor medewerkers lang op hun geld moeten wachten. Dit is vooral vervelend voor juniors binnen je bedrijf. Die hebben vaak een beperkt salaris en het voorschieten van zakelijke kosten kan een rib uit hun lijf zijn. Zeker nu de privékosten voor boodschappen en energie torenhoog zijn.
Een oplossing hiervoor is het aanschaffen van zakelijke betaalkaarten voor je personeel. Je kunt aan elke betaalkaart een limiet en budget toewijzen, waardoor medewerkers privé geen geld meer hoeven voor te schieten. Er zijn in Nederland diverse bedrijven die veilige zakelijke betaalkaarten aanbieden. Door je medewerkers van een zakelijke betaalkaart te voorzien, hoef je niet langer te jagen op bonnetjes en heb je te allen tijde realtime inzicht in je bedrijfsuitgaven. Je cashflow wordt hierdoor een stuk inzichtelijker en dat voorkomt aangifte-stress.
3. Breng je administratie samen in één softwarepakket
De beste manier om aangifte-stress te vermijden, is door gebruik te maken van een volwaardig softwarepakket voor je boekhouding. Je kunt je boekhouding hiermee vrijwel geheel automatiseren. De voordelen daarvan zijn veelzijdig. Een professioneel boekhoudpakket is voorzien van real-time dashboards waarin je je inkomsten en uitgaven altijd en overal kunt inzien. Ook kun je betrouwbare forecasts maken en begrotingen opstellen per team, project of afdeling.
Een goed voorbeeld van zo’n boekhoudprogramma is Visma Cash. Dit volwaardige ERP-systeem brengt de perfecte flow aan in je kasstromen. Je bedrijf blijft hierdoor altijd in beweging. Van je salarisadministratie tot je voorraadbeheer en van je prognoses en planning tot je benchmarking. Dankzij Visma Cash komen je bedrijfsuitgaven samen in één vloeiend proces.
Visma Cash biedt ook de mogelijkheid om met één klik op de knop je aangifte te doen. Dit voorkomt menselijke fouten, dubbele invoer en andere vormen van aangifte-stress. Ook bespaar je hiermee een hoop kostbare tijd. Die tijd kun je vervolgens besteden aan andere belangrijke belangrijke zaken, zoals personeelsmanagement en strategische planning.
4. Besteed je boekhouding uit aan een professional
Wil je zeker weten dat je boekhouding en aangiften je geen stress opleveren? Besteed je boekhouding dan uit aan een accountancy- of administratiekantoor. Dit biedt je een veilig gevoel en je hebt er meteen een financieel adviseur bij die proactief met je meedenkt over budgetten, investeringen en financieel-strategische zaken.
Benieuwd welke kantoren met het ERP-systeem van Cash werken? Neem dan gerust contact met ons op. We verwijzen je graag door naar een administratie- of accountantskantoor bij jou in de regio.
Cash brengt jouw bedrijf in beweging
Ben je benieuwd wat je nog meer kunt doen om aangifte-stress te voorkomen en je boekhoudprocessen te optimaliseren? Cash denkt graag met je mee over de mogelijkheden.
